Assistant administratif / Assistante administrative

Missions principales de l'agent-e :

Placé-e sous l'autorité du responsable du département de la formation médicale continue, le/la gestionnaire administratif-ve devra assurer les activités de gestion administrative générale au sein du département de la formation médicale continue.

Activités principales :

Assurer le suivi administratif des activités du service en renfort et appui
Assurer le suivi des actions de formation, leur habilitation, en appui
Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes, mettre à jour le site internet
Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations

Gestion « scolarité » des stagiaires :

Saisie des inscriptions et enregistrements des droits universitaires. (Apogée)
Édition et envoi des certificats de scolarité.

Gestion et organisation des sessions d'examen :

Convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats-es et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat et réalisation des procès-verbaux
Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)
Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement
Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé.
Recensement et envoi des compositions de jury d'examen des DU et DIU pour signature à la présidence au 15 décembre au plus
Recensement des modalités de contrôle des connaissances des DU et DIU

Gestion « formation continue » des stagiaires :

Enregistrement des frais de formation sur logiciel
Édition et envoi de l'attestation de paiement

Gestion administrative du département :

Mise à jour des ressources documentaires de chaque année universitaire
Co-gestion de la campagne de renouvellement des tarifs
Mise à jour du dossier d'inscription et des documents (Fiche tarif et contact, contrat de formation, attestation de prise en charge)
Édition et envoi des dossiers d'inscription aux secrétariats pédagogiques
Édition des recettes par formation, pointage des contrats/conventions et factures
Co-coordination avec les secrétariats pédagogique pour la gestion des différentes formations
Mise à jour du tableau des formations

Profil

Connaissance, savoir :

Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur
Notions « de base » de la réglementation de la formation continue du secteur santé

Savoir-faire :

Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d'information
S'exprimer de façon claire et concise
Qualité d'expression écrite et orale
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Se documenter auprès des professionnels-les pour actualiser et vérifier l'information à donner
Utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme

Savoir-être :

Qualité relationnelle et sens de l'accueil du public
Rigueur et polyvalence
Capacité d'adaptation et de travail en équipe
Capacité de travailler en autonomie
Être vecteur-trice d'initiatives dans le cadre de ses attributions