Assistant administratif / Assistante administrative

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions
Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » : candidature des étudiants, campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d'examens nationaux. Ces évènements spécifiques peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures. Ces heures supplémentaires sont récupérées dès que l'activité le permet.

Missions du service :

Le Service des Études et de la Vie Étudiante assure sous l'autorité hiérarchique du Chef du Service des Études et de la Vie Étudiante, le/la gestionnaire de formation du 1er cycle (PASS) assure les missions suivantes :

Activités principales de l'agent-e :

Accueil et information :

Assurer l'accueil et l'information des usagers-ères
Participer aux amphis d'accueil des 2ème et 3ème année de médecine
Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
Assurer le lien avec les responsables d'UE et les secrétariats
Participer aux campagnes d'accès aux études de santé (UE et hors UE)

Gestion du cursus des étudiants en PASS site KB :

Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription dans APOGEE
Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte d'étudiant
Gérer les emplois du temps et des groupes de TP/TD
Participer à la surveillance des épreuves (écrites et orales)

Participer aux activités du SEVE :

Prendre en charge un amphi lors des examens du 1er et 2ème cycle des études médicales
Participer aux ECOS
Renseigner les tableaux de bord et enquêtes diverses

Profil

Connaissances, savoirs :

Maitriser l'expression orale et les techniques d'accueil
Connaitre l'organisation générale et le fonctionnement de l'Université
Connaissance générale des techniques de gestion administratives
Notions de base du domaine concerné

Savoir-faire :

Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Travailler en équipe
Organiser son travail
Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet...)
Respecter les délais

Savoir-être :

Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
Être rigoureux, discret, ponctuel
Avoir le sens du relationnel et de l'accueil
Avoir la capacité à assurer la continuité du bureau du 1er cycle
Devoir impératif de réserve