Assistant administratif / Assistante administrative

Missions du service :

Au sein du Département Universitaire de Formation en Sciences Infirmières et sous la responsabilité de la coordinatrice administrative et pédagogique du Département, le/la gestionnaire assure l'accueil et le suivi administratif et pédagogique des étudiants-es (environ 2700 étudiants-es sur trois années de formation en sciences). Il/elle apporte une assistance technique et logistique en collaboration avec les autres services de la Faculté lorsque cela s'avère nécessaire.

Le DUFSI assure l'Universitarisation des formations en Santé (infirmiers, manipulateurs radio.) et participe, notamment, à la mise en place de programmes d'enseignement et d'évaluation destinés aux élèves infirmiers-ères, en coordination avec les 7 IFSI rattachés à l'Université Paris-Saclay via une convention de partenariat tripartite (Université Paris-Saclay/APHP-Instituts et Conseil Régional d'Ile-de-France).

Activités principales de l'agent-e :

Accueillir, informer et orienter les étudiants-es
Gestion de la boîte mail du Département
Information, suivi et gestion des procédures d'inscription administratives à l'Université (IA primo, Apoweb, eCandidat.)
Vérifications et corrections de la base Apogée
Mise en forme des courriers, supports écrits et modes opératoires en collaboration avec les équipes
Classement, archivage
Enregistrement des données et suivi des tableaux de bord
Soutien logistique à l'organisation des enseignements, réunions et examens
Préparation des évaluations, gestion des copies et organisation des corrections
Édition et envoi des attestations de réussite
Élaboration de documents divers.

Activités spécifiques de l'agent-e :

Gestion et réservation des salles sur Celcat
Planning des cours et programmation des amphis de révision et/ou correction
Préparation technique et logistique des évaluations
Paramétrage des évaluations en distanciel sur la plateforme eCampus
Gestion de la page internet du DUFSI et mise à jour des informations
Programmation des retransmissions sur l'IFSI A. Béclère et suivi
Suivi et mise en ligne des supports de cours sur la plateforme eCampus
Gestion des espaces de cours FSI et FMEM sur eCampus
Gestion et animation de la page Facebook du DUFSI
Création de tutoriels à destination des étudiants-es
Assistance multimédia : aide et conseils aux utilisateurs (étudiants-es, intervenants-es, formateurs-trices)
Préparation et participation aux divers évènements (rentrée des étudiants-es, Journées Portes Ouvertes.)
Contribution à l'établissement des documents liés à la gestion financière du Département

Profil

Connaissances, savoirs :

Connaissances générales de l'organisation et du fonctionnement de la structure et de son environnement
Notions de la réglementation en vigueur et des dispositifs relatifs à l'enseignement supérieur
Connaissance générale des techniques de secrétariat, classement et archivage

Savoir-faire :

Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel- utilisation des macros-), Internet et messagerie
Maîtrise des applications pédagogiques (Apogée, E-Candidat, Unicampus , E-Campus,.)
Utiliser un logiciel de planification (CELCAT)
Maîtriser la communication orale et écrite
Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Gérer la confidentialité des informations et des données
Rendre compte des problèmes rencontrés
Qualités relationnelles (accueil physique et téléphonique)
Savoir faire face aux urgences et/ou pics d'activité

Savoir-être :

Capacité à travailler en équipe et en autonomie
Capacité à hiérarchiser les priorités
Qualités relationnelles, discrétion et réactivité
Disponibilité, méthodologie et rigueur
Prise d'initiatives, force de proposition