Assistant / Assistante de direction

Le Département de la Savoie recrute un ou une assistant(e) de direction pour la Direction des ressources humaines jusqu'au 31/12/2024

Finalité de la fonction :

- Participer au recueil et au traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction des ressources humaines (DRH)
- Assister le/la Directeur(trice) des Ressources Humaines et son adjoint(e) dans l'organisation de ses activités et/ou du travail des équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents pour la DRH

Missions :
Fonction d'accueil :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents et leur apporter des éléments de réponse de premier niveau (renseignement et orientation, enregistrement et transmission de message)

Secrétariat :
Effectuer le traitement des courriers entrants/sortants de la Direction des ressources humaines (réception, tri et distribution)
Assurer l'enregistrement des notes et des courriers de demande d'agent "entrant" "sortant" par la mise à jour du tableau de suivi dédié
Réaliser le traitement et la production administrative de documents divers (rédaction, mise en forme, publipostage)
Exécuter les publipostages relatifs aux habilitations électriques et autorisations de conduites
Garantir l'élaboration et le suivi des ordres de mission permanents
Assurer la gestion de la boîte mail de la DRH
Transcrire et diffuser les notes de service de la DRH (Directrice et Directrice adjointe RH et chefs de service)
Assurer le suivi des parapheurs de la DRH
Gérer et organiser l'agenda de la Directrice des ressources humaines
Rédiger et mettre en forme les rapports de sessions et effectuer la saisie des délibérations de la DRH sur le logiciel dédié (chronogramme, signature de conventions)
Rédiger les ordres du jour et les comptes-rendus des réunions auxquelles il/elle participe
Assurer la planification et l'organisation des réunions de la DRH
Garantir la gestion de la procédure de suivi des mouvements de grèves d'agents
Assurer l'actualisation de l'organigramme de la DRH (fonctionnel et nominatif) au gré des modifications organisationnelles internes

Logistique
Mettre en œuvre et suivre les commandes de fournitures de bureautique (papiers, enveloppes, matériels de bureau.)
Assurer la gestion des bons de commande pour l'équipe de Direction (Directeur(trice) et Directeur(trice) adjoint(e) RH)
Garantir la continuité des liens avec les fournisseurs notamment dans le cadre des contrats d'entretien des matériels de reprographie
Vous maitrisez les techniques d'accueil et de secrétariat.


Profil :

Vous maitrisez les techniques d'accueil et de secrétariat.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et métiers (word - excel - messagerie - powerpoint - acropolis).

Connaitre le fonctionnement et l'organisation du Département serait un atout.

Rigoureux et organisé, vous avez des capacités d'écoute et de travail en équipe.

Tous renseignements plus détaillés sur le profil de poste et les compétences attendues peuvent être obtenus auprès de Madame Lucile GOMEZ, Directrice des ressources humaines ou Madame Sylvie ROSIN, Directrice adjointe gestion du personnel, emplois et compétences au

Conditions de recrutement :

Par voie contractuelle selon les articles L332-14 ou L332-8 du code général de la fonction publique (les non fonctionnaires peuvent candidater).
Filière administrative : cadre d'emplois des adjoints administratifs

La candidature (lettre de motivation + CV) est à adresser avant le 10/07/2024 sous la référence E-2024- 121 par mail