informations générales
Champs-sur-Marne
La Direction Santé Confort est une direction composée de plus de 80 collaborateurs répartis au sein de 5 divisions disposant de compétences, de moyens numériques et expérimentaux mobilisés pour la recherche, l'expertise et les essais dans de nombreux domaines de la santé environnementale, de la qualité des ambiances et du confort dans les bâtiments.
La Direction Santé Confort du CSTB recherche un(e) Assistant(e) de direction en CDI sur le site basé à Champs-sur-Marne.
Vos missions :
1/ Assister le Directeur Opérationnel (50%) :
-Interface avec l'ensemble des Directions du CSTB, représenter le service en interne comme en externe dans son rôle d'accueil téléphonique et physique.
-Organisation agenda, déplacements (Ordre de Missions et FMD).
-Suivi de l'organisation.
-Co- Animation équipe des assistantes DSC (relevé de décision, pour harmonisation des pratiques à l'échelle de la Direction).
-Diffusion de l'information interne.
-Aide à la gestion des SIRH (Mosaïc et Talentsoft).
-Participation à des projets spécifiques sur demande du manager.
-Appui RH : suivi besoins et validation CDD, intérim, stagiaires, thésards.
-Assurer la correspondance informatique de la direction.
2/ Assister les agents des division Recherche & Expertise selon les besoins (30%) :
-Respect de la politique achats.
-Gestion des demandes d'achat.
-Logistique (déménagement, fournitures, demandes CARL).
-Relais en cas d'absence des assistantes.
3/ En transversal, pour l'Observatoire de la Qualité des Environnements Intérieurs (10%) :
-Aide à l'organisation d'évènements (ateliers, conseils scientifiques, colloque de l'OQEI, séminaire DSC).
4/ En rôle additionnel, assurer le rôle d'Appui opérationnel pour l'animation du système de management de la qualité de la Direction (10%) :
-Participer à la planification interne globale : programmation des réunions et appui au responsable qualité pour l'organisation des audits.
-Préparer et coanimer la revue de processus et réunion de pilotage, le cas échéant.
-Suivre les indicateurs et décisions d'action.
-Collecter et analyser les relevés de tableaux de bord de performance énergétique, le cas échéant.
-Rédiger les comptes rendus de pilotage de la revue de processus.
-Suivre les fiches d'amélioration et de progrès (aide à la rédaction, relance éventuelle des personnes concernées, .).
-Gérer le plan d'amélioration en relation avec les responsables d'action, mettre à jour les dates de réalisation et suivi de l'avancement.
Profil (formations, compétences, expériences.):
-Vous avez suivi une formation de niveau Bac + 2/3 minimum, de type BTS Assistant(e) Manager, DUT GEA ou autre.
-Vous avez une expérience réussie de 2 ans minimum sur une fonction similaire.
-Vous faites preuve d'organisation, de rigueur, de discrétion.
-Vous disposez de bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles.
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Vos missions :
1/ Assister le Directeur Opérationnel (50%) :
-Interface avec l'ensemble des Directions du CSTB, représenter le service en interne comme en externe dans son rôle d'accueil téléphonique et physique.
-Organisation agenda, déplacements (Ordre de Missions et FMD).
-Suivi de l'organisation.
-Co- Animation équipe des assistantes DSC (relevé de décision, pour harmonisation des pratiques à l'échelle de la Direction).
-Diffusion de l'information interne.
-Aide à la gestion des SIRH (Mosaïc et Talentsoft).
-Participation à des projets spécifiques sur demande du manager.
-Appui RH : suivi besoins et validation CDD, intérim, stagiaires, thésards.
-Assurer la correspondance informatique de la direction.
2/ Assister les agents des division Recherche & Expertise selon les besoins (30%) :
-Respect de la politique achats.
-Gestion des demandes d'achat.
-Logistique (déménagement, fournitures, demandes CARL).
-Relais en cas d'absence des assistantes.
3/ En transversal, pour l'Observatoire de la Qualité des Environnements Intérieurs (10%) :
-Aide à l'organisation d'évènements (ateliers, conseils scientifiques, colloque de l'OQEI, séminaire DSC).
4/ En rôle additionnel, assurer le rôle d'Appui opérationnel pour l'animation du système de management de la qualité de la Direction (10%) :
-Participer à la planification interne globale : programmation des réunions et appui au responsable qualité pour l'organisation des audits.
-Préparer et coanimer la revue de processus et réunion de pilotage, le cas échéant.
-Suivre les indicateurs et décisions d'action.
-Collecter et analyser les relevés de tableaux de bord de performance énergétique, le cas échéant.
-Rédiger les comptes rendus de pilotage de la revue de processus.
-Suivre les fiches d'amélioration et de progrès (aide à la rédaction, relance éventuelle des personnes concernées, .).
-Gérer le plan d'amélioration en relation avec les responsables d'action, mettre à jour les dates de réalisation et suivi de l'avancement.
Profil (formations, compétences, expériences.):
-Vous avez suivi une formation de niveau Bac + 2/3 minimum, de type BTS Assistant(e) Manager, DUT GEA ou autre.
-Vous avez une expérience réussie de 2 ans minimum sur une fonction similaire.
-Vous faites preuve d'organisation, de rigueur, de discrétion.
-Vous disposez de bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles.
