informations générales
Gif-sur-Yvette
Poste
Au sein de l'université Paris Saclay, l'IUT d'Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l'informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants répartis en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l'IUT d'Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L'agent-e sera sous la responsabilité du responsable du service technique et logistique. Le service accueil comprend 2 personnes, avec un référent accueil en poste qui intervient plus sur les livraisons, les affichages, la distribution du courrier.
Activités principales :
Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent
Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent .)
Traitement des demandes de renseignement téléphonique
Accueil physique des personnes se présentant à l'IUT
Assurer l'affranchissement du courrier pour la relève de 15h30 (respecter le pré-tri 75, 91, ile de France, Province)
Réceptionner, orienter et renseigner les visiteurs : contrôler l'accès aux équipements, la circulation des personnes et le fonctionnement
Gestion de l'utilisation du véhicule de service par les personnels de l'IUT
Gestion des cartes d'accès au parking : impression, distribution et mise à jour de badges de parking pour les étudiants et le personnels à la place des codes actuels
Mutualisation des fournitures pour les services de l'IUT (commande, distribution et suivi)
Profil
Connaissance, savoir :
Techniques d'accueil téléphonique
Environnement professionnel (l'institution, ses principales activités et le cadre dans lequel elles s'exercent)
Missions et fonctionnement de l'organisation de l'IUT et de l'Université
Connaissance des organisations voisines pour réorienter les appelants si nécessaire
Savoir-faire :
Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues
Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques.)
Maîtriser les outils bureautiques word et excel
Savoir rendre compte
Savoir-être :
Faire preuve d'une écoute attentive
S'exprimer avec facilité et clarté
Travailler avec rigueur et régularité
Être capable de réactivité et d'adaptation à des situations variées et évolutives
Faire preuve de qualités relationnelles
Assurer une discrétion professionnelle
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de l'université Paris Saclay, l'IUT d'Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l'informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants répartis en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l'IUT d'Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L'agent-e sera sous la responsabilité du responsable du service technique et logistique. Le service accueil comprend 2 personnes, avec un référent accueil en poste qui intervient plus sur les livraisons, les affichages, la distribution du courrier.
Activités principales :
Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent
Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent .)
Traitement des demandes de renseignement téléphonique
Accueil physique des personnes se présentant à l'IUT
Assurer l'affranchissement du courrier pour la relève de 15h30 (respecter le pré-tri 75, 91, ile de France, Province)
Réceptionner, orienter et renseigner les visiteurs : contrôler l'accès aux équipements, la circulation des personnes et le fonctionnement
Gestion de l'utilisation du véhicule de service par les personnels de l'IUT
Gestion des cartes d'accès au parking : impression, distribution et mise à jour de badges de parking pour les étudiants et le personnels à la place des codes actuels
Mutualisation des fournitures pour les services de l'IUT (commande, distribution et suivi)
Profil
Connaissance, savoir :
Techniques d'accueil téléphonique
Environnement professionnel (l'institution, ses principales activités et le cadre dans lequel elles s'exercent)
Missions et fonctionnement de l'organisation de l'IUT et de l'Université
Connaissance des organisations voisines pour réorienter les appelants si nécessaire
Savoir-faire :
Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues
Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques.)
Maîtriser les outils bureautiques word et excel
Savoir rendre compte
Savoir-être :
Faire preuve d'une écoute attentive
S'exprimer avec facilité et clarté
Travailler avec rigueur et régularité
Être capable de réactivité et d'adaptation à des situations variées et évolutives
Faire preuve de qualités relationnelles
Assurer une discrétion professionnelle
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
