Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)

Placé-e sous l'autorité directe du président de l'Université, la Direction de la marque et de la communication (Dirmarc) a pour mission d'organiser et d'opérer en France et à l'international, le rayonnement de l'Université Paris-Saclay, établissement de formation d'excellence, de recherche intensive, symbole d'innovation et de responsabilité assumée dans le domaine sociétal et environnemental. Elle intervient en conseil de la présidence et de l'action des directions, des composantes universitaires et des établissements-composantes de l'Université.
L'adjoint-e en gestion administrative est placé-e sous l'autorité de l'assistante de direction, qui rend compte à la directrice de la marque et de la communication et rapporte également aux deux directrices adjointes.

Missions principales :

L'adjoint-e administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante pour l'ensemble de la direction. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Direction de la marque et de la communication. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle peut etre amené-e ponctuellement a participer a la mise en œuvre de certaines actions événementielles de l'établissement et/ou a contribuer aux opérations des différents services de la Dirmarc.

Activités principales :

Gestion des fichiers et supports

Gestion des tableaux de bord et fichiers contacts, VIP, évènements : veille et mises à jour, préparation des listes de diffusion (invitations, réseaux .), des envois, du suivi, édition de listings.
Gestion des espaces numériques partagés et des fichiers de suivi d'activités : recueil d'informations auprès des services, alimentation des espaces et fichiers, optimisation, création mensuelle d'un bilan
Gestion des plaquettes : création et mise à jour du document de suivi des supports élaborés, classement, centralisation, gestion du stock, diffusion des supports

Gestion administrative
Prendre en charge des aspects logistiques de la Dirmarc (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur .)
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports...), les reproduire, les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Classer, pré-archiver les documents en lien avec l'activité de la direction

Gestion des éléments d'appartenance et objets promotionnels
Gestion du stock de goodies avec le service Marque (accessibilité et surveillance des stocks, réapprovisionnements et réassortiments, mise à jour des procédures liées, prêts .)
Gestion du stock et de la diffusion des supports (plaquettes .)

Profil
Connaissance, savoir :
Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Techniques d'élaboration de documents
Secrétariat
Maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, suite Adobe et des outils de messagerie
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

Savoir-faire :
Sens des priorités
Sens de l'organisation
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Savoir gérer son activité dans un calendrier
Comprendre un besoin
Classement de données et de documents
Aisance bureautique
Évaluer et expliciter les besoins et les prioriser
Outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Adobe .)

Savoir-être :
Discrétion
Bon sens relationnel
Autonome
Polyvalence
Rigueur
Rendre compte
Sens de l'écoute
Sens du service public