Secrétaire

La mission essentielle de l'Assistant(e) de Direction consiste à organiser et coordonner les activités de la Direction des Relations Institutionnelles (DRI), de la Direction Ethique et Conformité (DEC) et le contrôleur de la conformité. A cet effet il/elle :
- gère les agendas ;
- coordonne et optimise la planification des réunions et déplacements ;
- organise la logistique et planifie des manifestations diverses (réunions, rendez-vous, séminaires, conférences, évènements.) ;
- met en place les moyens logistiques nécessaires à l'activité de la DRI et de la DEC ;
- recueille et traite l'information en provenance d'interlocuteurs externes et internes ;
- réalise l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs des directions et fournit le cas échéant un premier niveau de réponse (filtre, renseigne et/ou réoriente.) ;
- rédige et met en forme tous types de documents et assure la diffusion de ceux émanant de son responsable aux interlocuteurs adéquats, notamment via DOKI.
Par ailleurs, il/elle organise les activités de secrétariat et de logistique de la DRI, la DEC et du projet AIE :
- gestion comptable et suivi budgétaire, commande de matériels, fournitures et prestations (création, réception de factures, suivi des commandes) ;
- suivi des adhésions et partenariats annuels de chacune des équipes ;
- renouvellement centralisé des adhésions et inscriptions annuelles du CIGRE/SEE et suivi ;
- gestion du courrier, organisation du classement et de l'archivage ;
veille à partager les informations dont il a la charge via des outils et espaces collaboratifs (DOKI, Intranet, Sharepoint, etc.) ;
- participe au collectif des entités auxquelles il contribue ;
- est force de proposition pour améliorer son quotidien et celui des équipes avec qui il travaille.