Secrétaire

L'ESRP AUXILIA propose des formations pour 120 personnes en reconversion orientées par la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH).
Nous recrutons pour un poste en CDD de remplacement à temps plein un.e Secrétaire pédagogique :
Activités de l'emploi :
* Accueil téléphonique et physique
- Rédiger et transmettre des messages
- Transmettre à l'équipe des demandes internes et externes
- Renseigner les interlocuteurs

* Visite de centre

- Mettre en forme le tableau récapitulatif des visiteurs
- Imprimer les livrets d'accueil et fiches d'accueil, livret de présentation
- Préparer la fiche d'émargement
- Accueillir les visiteurs, aider à remplir la fiche d'accueil
- Préparer et envoyer les lettres de remerciement
- Saisir les fiches d'accueil sur Astagia et scanner celles remplies par les personnes
- Classer les fiches d'accueil
- Convoquer les candidats aux tests de positionnement

* Admission
- Gérer la réception et l'enregistrement des dossiers de candidatures transmis par la MDPH et convoquer les personnes aux tests de positionnement.
- Convoquer les candidats suivant un planning avant l'entrée en formation
- Créer les dossiers stagiaires et de la section
- Créer et envoyer les avis d'entrée aux organismes et stagiaires
- Traiter les dossiers sur DEFI

* Optimisation du suivi administratif et pédagogique des parcours stagiaires

- Recevoir les stagiaires tout au long de la formation
- Suivre mensuellement les rémunérations stagiaires
- Gestion des feuilles de présences, demandes d'absences, justificatifs et aménagements de parcours, projet personnalisé
- Faire les déclarations d'accident de travail et de trajet des stagiaires
- Traiter administrativement les arrêts maladie des stagiaires et les accidents de travail (attestations de salaires)
- Établir les conventions de stages et avenant, états de présence et lettres de remerciement
- Établir diverses attestations pour les stagiaires
-Mettre en forme et envoyer aux organismes et stagiaires les arrêts de formation
- Préparer et transmettre les documents de fin de formation aux organismes et stagiaires
- Préparer et transmettre les bilans de fin de préparatoire, fin de formation aux organismes
- Classer les différents documents administratifs dans les dossiers
- Traiter les notifications de parcours et RQTH (Astagia, Via Trajectoire et Excel)
- Accompagner les stagiaires dans leurs démarches administratives
- Mettre à jour le tableau de gestion des notifications
- Surveiller les tests de positionnement
- Accompagner un stagiaire ayant besoin d'une assistance médicale
- Affranchir le courrier

* Organisation du temps de travail sur l'ESRP :
Planning des tâches à organiser en fonction des calendriers (sorties et entrées de groupes, projets.).
Liens fonctionnels et hiérarchique :
- Rattachement hiérarchique et fonctionnel au responsable pédagogique
- La secrétaire pédagogique collabore avec l'ensemble de l'équipe

* Expérience
Expérience professionnelle récente de 3 ans dans le métier du secrétariat.
* Capacités requises
Sens de l'accueil, de l'organisation et de l'initiative, rigueur, savoir travailler en équipe, bon rédactionnel
* Formation et connaissances
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac en lien avec le secrétariat. La connaissance des publics en difficultés serait un plus.
* Prise en charge du transport quotidien à hauteur de 50%