Assistant / Assistante de gestion administrative

Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique du chef-fe du service scolarité.

Activités principales :

Administration des départements :

- Gestion des appels téléphoniques
- Traitement du courrier interne et externe
- Classement, archivage, photocopie de documents
- Accueil du public (enseignants et étudiants)
- Traitement et diffusion de l'information par mail
- Assurer la logistique (locaux, matériels, fournitures) des départements
- Organisation des évènements (journées portes ouvertes (JPO), soutenances, remise des diplômes, salons)

Suivi de la scolarité des étudiants :

- Accueillir et informer les étudiants du département
- Suivi des inscriptions administratives et faire les inscriptions pédagogiques
- Gérer toutes les opérations courantes relatives à la scolarité des étudiants
- Participer au processus de validation des semestres en vue des jurys
- Gestion et suivi des conventions de stage
- Saisie hebdomadaire de l'assiduité des étudiants
- Gérer en lien avec le CFA l'apprentissage des étudiants
- Assurer la logistique et les relations avec les maitres d'apprentissage
- Participer aux réunions organisées par le CFA
- Mettre à jour la base de données du CFA (Emploi du temps, tuteurs, coordonnées des apprentis, absences)
- Participer aux réunions de département

Suivi financier des départements :

- Gestion des devis, commandes, facturations et livraisons correspondant à l'activité
- Gestion des missions des enseignants

Suivi administratif des enseignants vacataires :

- Créer, contrôler et valider les états de services des enseignants permanents et des vacataires (OSE) en lien avec le service RH de l'IUT

L'Université vous donne rendez-vous lors de leur événement " UPN RECRUTE" édition 3, pour les rencontrer inscrivez-vous via le lien suivant https://mesevenementsemploi.francetravail.fr/mes-evenements-emploi/evenement/344911/universite-paris-nanterre-upn-recrute-nanterre