Chargé / Chargée de voyages en entreprise

La section des moyens généraux et des déplacements du Premier ministre est
Sous l'autorité de la cheffe de section, le titulaire du poste se voit confier les missions
suivantes :
- Gestion logistique des déplacements : proposition au cabinet du Premier ministre et aux autorités des possibilités de voyage, préparation des plans de transport, réservations train/avion/véhicule, prestations hôtelières et transmissions des documents de voyages aux délégations/missionnés
Certaines actions sont menées en partenariat avec trois prestataires de voyages.
-Gestion des frais de missions :
*traitement suivi de la base "voyageurs" →création/mise à jour des profils ;
*émission et suivi des ordres de missions permanents ;
*traitement des états de frais avancés/remboursés par la régie d'avance du cabinet ou
le ministère de l'Europe et des affaires étrangères.
- Gestion de l'activité financière du périmètre de la section :
*engagement des dépenses / contrôle et service fait des factures (prestataires
contractuels ou hors marché) ;
*constitution des dossiers de paiements relevant du périmètre régie du cabinet ou de
la SDPAF
Conditions particulières d'exercice:
-Poste assujetti à des astreintes hebdomadaires (24/24h - 7/7j) du lundi 19h au lundi
suivant 9h. Des interventions peuvent avoir lieu à toute heure, de jour comme de nuit,
la semaine, les week-ends et jours fériés. Fréquence prévisionnelle →une astreinte
toutes les 7 semaines (plus rapprochée sur les périodes de congés).
-Bureau partagé avec les collègues.
-Poste soumis à des habilitations spécifiques autorisant l'accès au lieu de travail
-Possibilité de télétravailler après acquis d'une totale autonomie dans le travail.

Savoirs
- Base des procédures et formalités administratives liées aux missions temporaires
des agents de l'Etat
- Bonne connaissance du tableur Excel
- Avoir des bases en géographie/géopolitique
Savoir-faire
- Impératif : capacité à hiérarchiser les priorités et travailler sur plusieurs dossiers en
parallèle
- Sens de l'organisation individuelle et collective
- Capacité de traiter des informations sensibles ou confidentielles
- Polyvalence et réactivité
Savoir être
- Sens accru du travail en équipe - la qualité de service exigée exclue tout
comportement individualiste
- Gestion des situations d'urgence
- Discrétion totale sur les sujets abordés sur le lieu de travail
- Relationnel adapté à un environnement professionnel exigeant et sensible
- Capacité d'adaptation et prise d'initiative tout en sachant rendre compte