informations générales
Orsay
Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Placé-e sous la responsabilité du responsable de service, l'agent-e assure principalement la gestion des examens des étudiants-es inscrits-es à la faculté de Pharmacie, le pilotage de la gestion des archives du service, et la réservation des salles.
Missions principales de l'agent-e :
Gestion des Examens
Élaboration des calendriers d'examens en liaison avec les enseignants-es ;
Gestion des sujets d'examens et concours ;
Reprographie des sujets d'examens et concours ;
Coordination et suivi des prestataires en charge des surveillances des examens ;
Organisation des surveillances d'examens assurées par les enseignants-es ;
Participation à la réservation des locaux d'enseignement et d'examen ;
Gestion logistique des épreuves (organisation, calendrier, surveillances.) ;
Anonymat des copies d'examen ;
Gestion des dossiers "Fraudes aux examens" ;
Pointage des heures de surveillance assurées par les enseignants-es ;
Mise en œuvre et application des nouvelles modalités de contrôle de connaissances (MCC votées chaque année et largement modifiées) ;
Classement et archivage des sujets et des copies d'examen ;
Organisation des salles et des amphis en lien avec les appariteurs.
Gestion du planning des salles
Référent-e Celcat et participation au déploiement du logiciel (paramétrage, etc.) ;
Gestion des réservations de salles de l'UFR Pharmacie via Celcat.
Gestion des archives
Référent-e pour la gestion des archives du service ;
Pilotage pour le service de la mise en œuvre des procédures et actions d'archivage ;
Assurer la veille règlementaire ;
Assurer les relations et les transferts à l'institution patrimoniale des archives historiques ;
Gérer les espaces de stockage (taux d'occupation, conditions de conservation).
Participation à l'activité du Service Scolarité
Assurer le secrétariat du Responsable de Service ;
Suivi des congés des agents-es du services ;
Planification et participation aux permanences (accueil des étudiants-es) ;
Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires ;
Co-organisation de la Cérémonie annuelle de remise de diplômes de Docteur en Pharmacie.
Profil
Connaissance, savoir :
Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
De préférence maîtriser Celcat (logiciel de gestion des emplois du temps) et Apogée (logiciel scolarité). Si nécessaire formations possibles sur ces outils
Savoir-faire :
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir travailler en équipe
Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l'organisation
Savoir-être :
Grande disponibilité afin de faire face aux situations d'urgence
Posséder de solides qualités relationnelles
Être organisé et rigoureux ;
Établir des relations directes avec l'extérieur
Savoir s'adapter et mettre en œuvre de nouvelles procédures
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMission du service / positionnement hiérarchique :
Placé-e sous la responsabilité du responsable de service, l'agent-e assure principalement la gestion des examens des étudiants-es inscrits-es à la faculté de Pharmacie, le pilotage de la gestion des archives du service, et la réservation des salles.
Missions principales de l'agent-e :
Gestion des Examens
Élaboration des calendriers d'examens en liaison avec les enseignants-es ;
Gestion des sujets d'examens et concours ;
Reprographie des sujets d'examens et concours ;
Coordination et suivi des prestataires en charge des surveillances des examens ;
Organisation des surveillances d'examens assurées par les enseignants-es ;
Participation à la réservation des locaux d'enseignement et d'examen ;
Gestion logistique des épreuves (organisation, calendrier, surveillances.) ;
Anonymat des copies d'examen ;
Gestion des dossiers "Fraudes aux examens" ;
Pointage des heures de surveillance assurées par les enseignants-es ;
Mise en œuvre et application des nouvelles modalités de contrôle de connaissances (MCC votées chaque année et largement modifiées) ;
Classement et archivage des sujets et des copies d'examen ;
Organisation des salles et des amphis en lien avec les appariteurs.
Gestion du planning des salles
Référent-e Celcat et participation au déploiement du logiciel (paramétrage, etc.) ;
Gestion des réservations de salles de l'UFR Pharmacie via Celcat.
Gestion des archives
Référent-e pour la gestion des archives du service ;
Pilotage pour le service de la mise en œuvre des procédures et actions d'archivage ;
Assurer la veille règlementaire ;
Assurer les relations et les transferts à l'institution patrimoniale des archives historiques ;
Gérer les espaces de stockage (taux d'occupation, conditions de conservation).
Participation à l'activité du Service Scolarité
Assurer le secrétariat du Responsable de Service ;
Suivi des congés des agents-es du services ;
Planification et participation aux permanences (accueil des étudiants-es) ;
Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires ;
Co-organisation de la Cérémonie annuelle de remise de diplômes de Docteur en Pharmacie.
Profil
Connaissance, savoir :
Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
De préférence maîtriser Celcat (logiciel de gestion des emplois du temps) et Apogée (logiciel scolarité). Si nécessaire formations possibles sur ces outils
Savoir-faire :
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir travailler en équipe
Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l'organisation
Savoir-être :
Grande disponibilité afin de faire face aux situations d'urgence
Posséder de solides qualités relationnelles
Être organisé et rigoureux ;
Établir des relations directes avec l'extérieur
Savoir s'adapter et mettre en œuvre de nouvelles procédures
