informations générales
Orsay
Missions principales de l'agent-e :
Assistance à la Direction de la Division des Formations et de la Pédagogie
- Suivi de la commission de la pédagogie :
Préparation des dossiers à présenter (demandes d'habilitation et d'accréditation, les projets de nouveaux enseignements, les modalités de contrôle des connaissances, les appels à projets pédagogiques)
Envoi des convocations, rédaction des comptes rendus et diffusion
Appui à la gestion des conventions de formation
Organisation de la semaine de rentrée des 1ères années sous la direction de la cheffe de projet rentrée licences, à savoir la Responsable du Pôle Pédagogie Licences 1 et 2.
- Organisation de manifestations orientés « Partage - pédagogie » tel que le colloque JLU (journée liaison Lycée-Université), interface entre les différents acteurs (services internes, services centraux, Rectorat, lycées.) en étroite collaboration avec le/la/les chargé.e.s de missions
- Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyser certaines activités en collaboration avec le/la/les chargé-e-s de missions.
Gestion de dossiers techniques
- Communication/diffusion :
Création et mise à jour des différents supports de diffusion (listes sur serveur, tableur Excel, mailing listes.)
Mise à jour du site internet et des pages Ecampus de la Division en lien avec la Direction, la scolarité et autres services
Rédaction des messages destinés à l'affichage dynamique sur écran
Aide à la conception visuelle de documents
- Correspondant administratif pour l'évaluation des enseignements :
Création des questionnaires, gestion de leur diffusion, relance des étudiants-es à l'aide du logiciel SPHINX
Assister le chargé de mission Evaluation des enseignements et participer aux groupes de travail et comités de pilotage
En conformité avec les directives du COPIL de l'Université, mettre en place les outils de collecte des questionnaires, le traitement et la synthèse des résultats ; collecter les informations ; analyser et synthétiser les résultats et les présenter de façon claire et accessible
Secrétariat polyvalent
Assurer la gestion du courrier, téléphone, messageries (personnelle et générique), plannings, calendriers partagés
Accueillir et informer les personnels et les usagers
Traiter les dossiers d'ordre administratif, organiser et alimenter les bases de données
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Assurer le secrétariat et les comptes rendus des commissions et conseils
Classement/Archivage
Participation aux projets d'évolution technique et organisationnels de la structure
Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l'environnement, aux outils, aux procédures
Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyser certaines activités
Profil
Connaissance, savoir :
Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur
Savoir gérer des projets
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Connaître la langue anglaise (niveau A1 à A2)
Savoir-faire :
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers
Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion
Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux ...)
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAssistance à la Direction de la Division des Formations et de la Pédagogie
- Suivi de la commission de la pédagogie :
Préparation des dossiers à présenter (demandes d'habilitation et d'accréditation, les projets de nouveaux enseignements, les modalités de contrôle des connaissances, les appels à projets pédagogiques)
Envoi des convocations, rédaction des comptes rendus et diffusion
Appui à la gestion des conventions de formation
Organisation de la semaine de rentrée des 1ères années sous la direction de la cheffe de projet rentrée licences, à savoir la Responsable du Pôle Pédagogie Licences 1 et 2.
- Organisation de manifestations orientés « Partage - pédagogie » tel que le colloque JLU (journée liaison Lycée-Université), interface entre les différents acteurs (services internes, services centraux, Rectorat, lycées.) en étroite collaboration avec le/la/les chargé.e.s de missions
- Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyser certaines activités en collaboration avec le/la/les chargé-e-s de missions.
Gestion de dossiers techniques
- Communication/diffusion :
Création et mise à jour des différents supports de diffusion (listes sur serveur, tableur Excel, mailing listes.)
Mise à jour du site internet et des pages Ecampus de la Division en lien avec la Direction, la scolarité et autres services
Rédaction des messages destinés à l'affichage dynamique sur écran
Aide à la conception visuelle de documents
- Correspondant administratif pour l'évaluation des enseignements :
Création des questionnaires, gestion de leur diffusion, relance des étudiants-es à l'aide du logiciel SPHINX
Assister le chargé de mission Evaluation des enseignements et participer aux groupes de travail et comités de pilotage
En conformité avec les directives du COPIL de l'Université, mettre en place les outils de collecte des questionnaires, le traitement et la synthèse des résultats ; collecter les informations ; analyser et synthétiser les résultats et les présenter de façon claire et accessible
Secrétariat polyvalent
Assurer la gestion du courrier, téléphone, messageries (personnelle et générique), plannings, calendriers partagés
Accueillir et informer les personnels et les usagers
Traiter les dossiers d'ordre administratif, organiser et alimenter les bases de données
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Assurer le secrétariat et les comptes rendus des commissions et conseils
Classement/Archivage
Participation aux projets d'évolution technique et organisationnels de la structure
Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l'environnement, aux outils, aux procédures
Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyser certaines activités
Profil
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Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur
Savoir gérer des projets
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Connaître la langue anglaise (niveau A1 à A2)
Savoir-faire :
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers
Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion
Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux ...)
