informations générales
Orsay
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Pôle affaires institutionnelles - rattaché au responsable du pôle affaires institutionnelle.
Missions principales de l'agent-e :
Contribuer à l'organisation et à la mise en œuvre des élections prises en charge par la DAJI
Contribuer à l'organisation des séances et au suivi des dossiers des sections disciplinaires en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI
Appuyer l'organisation des instances prises en charge par la DAJI (gestion du calendrier, respect des échéances, organisation des séances)
Assurer l'enregistrement et l'archivage des conventions réceptionnées par la DAJI
Appliquer les procédures définies ainsi que le respect du cadre réglementaire de l'instance
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l'activité
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Profil
Connaissance, savoir :
Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique
Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Bon niveau rédactionnel
Savoir-faire :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité
Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Sens du service public
Discrétion
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Missions principales de l'agent-e :
Contribuer à l'organisation et à la mise en œuvre des élections prises en charge par la DAJI
Contribuer à l'organisation des séances et au suivi des dossiers des sections disciplinaires en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI
Appuyer l'organisation des instances prises en charge par la DAJI (gestion du calendrier, respect des échéances, organisation des séances)
Assurer l'enregistrement et l'archivage des conventions réceptionnées par la DAJI
Appliquer les procédures définies ainsi que le respect du cadre réglementaire de l'instance
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l'activité
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Profil
Connaissance, savoir :
Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique
Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Bon niveau rédactionnel
Savoir-faire :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité
Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Sens du service public
Discrétion
