informations générales
Orsay
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le service de la scolarité de la faculté de Pharmacie assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants-es inscrits-es à l'UFR Pharmacie.
Placé-e sous la responsabilité du responsable de service, et en collaboration avec la direction de la Graduate School Health & Drug Sciences, l'agent-e assure la gestion administrative et pédagogique des M2.
Missions principales de l'agent-e :
Secrétariat administratif et pédagogique mutualisé "Masters" en collaboration avec les Responsables de parcours de 2ème Année de Master (425 étudiants) :
Accueil physique et téléphonique du public
Soutien auprès des responsables de M2 durant la campagne de recrutement des étudiants-es en M2 (organisation jurys/tests, convocations des candidats-es, envoi des réponses.), et suivi des candidatures sur l'outil INCEPTION
Gestion et suivi des recours gracieux suite à des refus lors de la sélection des étudiants-es (d'inscription) en M2
Réservation des locaux d'enseignement, soutenances et examens dont reprographie des sujets d'examens, organisation d'examens pour certains parcours
Participation aux différentes réunions relatives aux Masters (exemples : Comité de Mention, Conseil de perfectionnement.)
Inscriptions administratives et pédagogiques en distanciel et en présentiel des étudiants-es au moyen du logiciel APOGEE, comptabilité journalière des droits d'inscription encaissés, contrôle des dossiers des étudiants-es en apprentissage
Saisie des notes et résultats dans APOGEE
Publication des notes et résultats, établissement et délivrance des attestations de réussite, relevés de notes, réalisation de statistiques, diplomation
Diffusion des informations utiles aux étudiants-es de Master via l'ENT de l'Université (eCampus)
Gestion et contrôle des conventions de stage via l'outil PSTAGE
Classement et archivage des dossiers, procès-verbaux, contrôle et envoi des diplômes
Soutien du Chef de Service sur d'autres secteurs du Service Scolarité en cas d'absence d'agents-es ou lors des pics d'activité exceptionnels du service
Authentification de diplômes pour des organismes extérieurs
Aide au pilotage par la réalisation de tableaux de bords et statistiques
Participation à l'ensemble des réunions et ateliers Scolarité organisés par l'Université Paris-Saclay
Contrôle des diplômes et aide à la préparation de la Cérémonie de remise de diplômes de Master organisée par l'Université
Participation à l'activité du Service Scolarité
Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires
Profil
Connaissance, savoir :
Connaissances techniques :
Utiliser les logiciels de gestion du domaine et les logiciels bureautiques : suite Office, APOGEE, eCampus, INCEPTION, PSTAGE.
Connaissances générales :
Connaissance du cursus pharmaceutique et de l'offre de formation au niveau Master de la Graduate School Health & Drug Sciences
Connaissance de l'organisation des formations de M2 en apprentissage
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'Université UPSaclay
Savoir-faire :
Grande rigueur et méthode dans le travail
Capacités rédactionnelles
Maîtrise de la réponse en présentiel et téléphonique
Autonomie et capacités organisationnelles
Capacité de s'adapter constamment
Capacité de travailler en équipe
Savoir-être :
Être à l'écoute des Responsables des différents parcours dans un esprit de collaboration
Se positionner en tant que référent-e administratif-ve auprès des différents-es Responsables de parcours M2 et des étudiants-es
Savoir rendre compte au Responsable du Service Scolarité, aux Responsables de parcours et auprès de la Direction de la Graduate School de suggestions et propositions en vue d'améliorer la gestion des formations des Masters
Savoir travailler en équipe
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Placé-e sous la responsabilité du responsable de service, et en collaboration avec la direction de la Graduate School Health & Drug Sciences, l'agent-e assure la gestion administrative et pédagogique des M2.
Missions principales de l'agent-e :
Secrétariat administratif et pédagogique mutualisé "Masters" en collaboration avec les Responsables de parcours de 2ème Année de Master (425 étudiants) :
Accueil physique et téléphonique du public
Soutien auprès des responsables de M2 durant la campagne de recrutement des étudiants-es en M2 (organisation jurys/tests, convocations des candidats-es, envoi des réponses.), et suivi des candidatures sur l'outil INCEPTION
Gestion et suivi des recours gracieux suite à des refus lors de la sélection des étudiants-es (d'inscription) en M2
Réservation des locaux d'enseignement, soutenances et examens dont reprographie des sujets d'examens, organisation d'examens pour certains parcours
Participation aux différentes réunions relatives aux Masters (exemples : Comité de Mention, Conseil de perfectionnement.)
Inscriptions administratives et pédagogiques en distanciel et en présentiel des étudiants-es au moyen du logiciel APOGEE, comptabilité journalière des droits d'inscription encaissés, contrôle des dossiers des étudiants-es en apprentissage
Saisie des notes et résultats dans APOGEE
Publication des notes et résultats, établissement et délivrance des attestations de réussite, relevés de notes, réalisation de statistiques, diplomation
Diffusion des informations utiles aux étudiants-es de Master via l'ENT de l'Université (eCampus)
Gestion et contrôle des conventions de stage via l'outil PSTAGE
Classement et archivage des dossiers, procès-verbaux, contrôle et envoi des diplômes
Soutien du Chef de Service sur d'autres secteurs du Service Scolarité en cas d'absence d'agents-es ou lors des pics d'activité exceptionnels du service
Authentification de diplômes pour des organismes extérieurs
Aide au pilotage par la réalisation de tableaux de bords et statistiques
Participation à l'ensemble des réunions et ateliers Scolarité organisés par l'Université Paris-Saclay
Contrôle des diplômes et aide à la préparation de la Cérémonie de remise de diplômes de Master organisée par l'Université
Participation à l'activité du Service Scolarité
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Profil
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Connaissances techniques :
Utiliser les logiciels de gestion du domaine et les logiciels bureautiques : suite Office, APOGEE, eCampus, INCEPTION, PSTAGE.
Connaissances générales :
Connaissance du cursus pharmaceutique et de l'offre de formation au niveau Master de la Graduate School Health & Drug Sciences
Connaissance de l'organisation des formations de M2 en apprentissage
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'Université UPSaclay
Savoir-faire :
Grande rigueur et méthode dans le travail
Capacités rédactionnelles
Maîtrise de la réponse en présentiel et téléphonique
Autonomie et capacités organisationnelles
Capacité de s'adapter constamment
Capacité de travailler en équipe
Savoir-être :
Être à l'écoute des Responsables des différents parcours dans un esprit de collaboration
Se positionner en tant que référent-e administratif-ve auprès des différents-es Responsables de parcours M2 et des étudiants-es
Savoir rendre compte au Responsable du Service Scolarité, aux Responsables de parcours et auprès de la Direction de la Graduate School de suggestions et propositions en vue d'améliorer la gestion des formations des Masters
Savoir travailler en équipe
