Assistant / Assistante de vie scolaire

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Gestion d'un secrétariat de formation, sous la hiérarchie du Responsable du Pôle Pédagogie.

Missions principales de l'agent-e :

Accueil et information

Être l'interface des usagers (principalement étudiants-es et enseignants-es) en organisant notamment des permanences d'accueil et en assurant le lien avec les autres services
Diffuser de manière ciblée les informations (par voie d'affichage ou dématérialisée)

Inscription pédagogique, décisions des commissions et des jurys

Gérer l'espace numérique dédié aux formations, alimenter le système d'information lié à la scolarité et contribuer à sa fiabilisation : inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des résultats.
Gérer les procédures administratives liées aux stages
Proposer les emplois du temps, les mettre à jour et procéder aux réservations
Gérer le calendrier des activités et en contrôler les échéances, en particulier vérifier la compatibilité des examens entre formations, la gestion des plannings des UE mutualisées
Organiser les réunions de jurys : remontées des notes, impact des absences, édition des procès-verbaux de jury...
Participer à la modélisation et mise à jour des évolutions de l'offre de formation de l'UFR dans le logiciel dédié à la scolarité, créer les maquettes de PV
Assurer le suivi administratif : mettre en place le suivi du contrôle d'assiduité, accompagner les étudiants-es bénéficiant d'un aménagement d'études, constituer les groupes en fonction des choix d'options des étudiants-es
Organiser les examens, la consultation des copies et des résultats ; Assurer l'édition et la délivrance des relevés de notes ainsi que des attestations de réussite à l'année

Participation aux projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure

Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l'environnement, aux outils, aux procédures et circuits
Faire remonter des propositions à son chef de service dans une optique d'amélioration continue du service rendu aux usagers et des liens interservices

Participation à l'ensemble des activités de la structure

Participer à l'accompagnement des nouveaux arrivants, les former notamment sur les procédures mises en place
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir du système d'information
Archiver, classer et trier les documents relatifs aux activités du service
Participer aux réunions réseau
Participer aux opérations collectives de la structure (campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques, élections, journées portes ouvertes.).

Profil

Connaissance, savoir :

Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université
Connaître la réglementation en matière de scolarité, examens et concours
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
S'intégrer dans une structure hiérarchique
Travailler en équipe
Organiser et planifier le travail, hiérarchiser et gérer les priorités
Maîtriser les logiciels courants et spécifiques au domaine

Savoir-être :

Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
Avoir le sens du relationnel et de l'accueil
Capacité à assurer la continuité du service