Assistant / Assistante de direction

Définition du métier ou de la fonction
L'assistant(e) de direction du pool administratif de la direction générale mutualisée de la ville d'Albi et de la Communauté d'Agglomération de l'Albigeois a pour rôle principal
-d'assister un(e) directeur(trice) général(e) dans le but d'optimiser la gestion de ses activités au quotidien, notamment, la gestion de son planning, l'accueil, l'organisation des déplacements, la préparation des réunions et de conférence/visioconférence, la
communication, le suivi et le traitement des dossiers et du courrier, etc.
C'est une personne de confiance qui peut traiter des informations confidentielles et à qui des missions variées à enjeux sont confiées.

Missions - activités
- Traitement du courrier « arrivée » à la direction générale, diffusion, gestion du courrier signalé de la Ville d'Albi et de la Communauté d'Agglomération de l'Albigeois
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction
- Traitement et diffusion des informations internes et externes
- Gestion de l'agenda du directeur, organisation et préparation de ses déplacements
- Organisation et programmation de rendez-vous et de réunions en présentiel et/ou en visio-conférence, (invitations, réservation de salles, préparation des dossiers, recherche et mise en forme d'informations, envois de documents.)
- Préparation des documents pour les réunions et constitution des dossiers complets sur les principaux projets
- Rédaction de courriers, mise en forme de notes internes, comptes-rendus, conventions, actes administratifs (délibérations, décisions) et toutes pièces écrites liées à l'activité des domaines supervisés par la direction générale
- Aide à la préparation et au montage des dossiers gérés par la direction : mise à jour régulière, dossier de synthèse, classement papier et numérique dans le respect des règles de nommage et d'archivage)
- Création et suivi de tableaux de bord
- Interface RH en lien avec le chef de service : suivi des congés du pool DG, des heures supplémentaires, arrêts de travail, planning des congés des chefs de services
- Travail en collaboration avec les différents services municipaux, les services de l'agglomération et les interlocuteurs extérieurs
- Participe aux différentes activités relevant du service des affaires générales (suivi des fiches commissions, conseils municipaux, bureaux communautaires, conseils communautaires, arrêtés, décisions..)
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Rattaché au chef de service, pilotage stratégique - performance budgétaire et financière, les missions impliquent un travail régulier en lien avec les directeurs, les chefs de service, les élus de la ville et de l'agglomération et les représentants d'autres institutions.

Savoirs et savoir-faire
- Rédiger et présenter des courriers, des comptes-rendu.
- Maîtriser les outils bureautiques et être ouvert.e à l'évolution des outils et des
technologies
- Analyser une situation et être force de proposition
- Disposer d'une bonne culture générale
- Travailler en transversalité et capacité d'adaptation
- Disposer d'une organisation méthodique
- Faire preuve de rigueur et d'autonomie avec une capacité d'anticipation