Agent / Agente d'accueil

Définition du métier ou de la fonction
L'agent est chargé(e) au sein d'une équipe d'accueillir et d'orienter les usagers, de les renseigner dans la constitution de différents types de dossiers identifiés et d'instruire leurs demandes afférentes à ses domaines de compétences et d'expertise. Dans le cadre du projet d'amélioration de l'accueil des usagers,
il/elle est chargé(e) d'effectuer des prestations rapides, identifiées pour être réalisées au niveau de l'accueil central. En alternance,
il/elle traite les appels téléphoniques dans cette même logique.

Missions - activités
Activités et tâches principales
- Assurer l'accueil physique des administrés et de tout type de public
- Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs demandes afférentes aux domaines de l'état civil et des élections et de les orienter, dans le cadre de leurs démarches administratives, vers les services territoriaux ou organismes compétents
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Prendre en charge l'ensemble des questions de 1er niveau et les prestations rapides identifiées pour être réalisées au niveau de l'accueil central,
constituant le socle commun de connaissances et de compétences (délivrance formulaires, prises de rendez-vous, réservations salles de réunion et de véhicules)
- Traiter les demandes de titres d'identité et les délivrer
- En alternance, assurer la tenue du standard général
- Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les différents services
- Identifier les demandes en évaluant leur degré de priorité

Activités spécifiques
- État civil
- Établir les actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage)
- Recevoir, contrôler et traiter les demandes de délivrance d'actes, légalisation de signature, certification conforme de copie - Traiter les demandes de livrets de famille et les délivrer
- Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais de
service-public.fr
- Mariages : vérifier les éléments du dossier et le préparer, diffuser la convocation au rendez-vous, recevoir les prétendants au mariage, établir le
projet et l'acte de mariage, organiser et participer aux cérémonies
- PACS conclusion/modification : vérifier les éléments du dossier et le prépare, diffuser la convocation au rendez-vous, recevoir les partenaires et enregistrer la déclaration
- PACS dissolution : vérifier et traiter le dossier
- Participer à la tenue et à la mise à jour régulière des registres de l'état civil
- Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC)
- Traiter les demandes de rectification administratives
- Élections
- Enregistrer les demandes d'inscription sur les listes électorales
- Mettre à jour les listes électorales (Elire et OpenElec)
- Période de scrutin : gérer les procurations, participer à l'organisation des scrutins
- Jour de vote : renseigner et orienter les électeurs vérifier les procès-verbaux et préparer le transfert à la Préfecture
- Recensement citoyen
- Traiter les demandes et délivrer les attestations
Savoir-faire
- Maîtriser le cadre législatif et réglementaire pour répondre aux demandes des
usagers
- Être capable de faire face à tout type de public, en s'adaptant à son interlocuteur
- Maîtriser les techniques de communication notamment téléphonique
- Analyser les demandes pour apporter une réponse conforme et complète
- Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Application
ANTS, CapDémat, Elire, Mélodie, Open Elec, Open Résultats, Maestro Opus)
- Se conformer à des opérations méthodiques et des consignes
- Être capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers