Assistant / Assistante achat

1) Achats et transports internationaux
Réceptionner et contrôler les demandes d'achat transmises par le terrain ;
Réaliser les achats pour trois ou quatre missions Première Urgence Internationale (respect des procédures, mise en concurrence,
sélection des fournisseurs) et suivi du processus (de la fabrication jusqu'à la livraison) et veiller à l'éligibilité des coûts ;
Pour les achats médicaux, s'assurer du respect des processus internes et de la bonne coordination avec les fournisseurs, comme
avec les missions. Veiller à la conformité entre les pratiques internes et les règles bailleurs ;
Organiser les appels d'offres réalisés depuis le siège ;
Rechercher et sélectionner les modes de transport adéquats : via transitaire/fournisseur (étude de marché, négociation pour optimiser
le ratio couts/délais/risques) ou via expatriés (préparation du matériel et établissement des documents nécessaires aux formalités
douanières) ;
Gérer les stocks de matériels et équipements qui transitent par le siège et en assurer la bonne expédition ;
Faire le suivi des frets internationaux en provenance de nos fournisseurs ou du siège Première Urgence Internationale jusqu'au
terminal douanier de chaque mission dont il a la charge ;
Contribuer au respect des procédures d'importation propres à chaque pays en fonction des équipements et produits acheminés ;
Gérer les éventuels problèmes/litiges concernant la marchandise et/ou le transport en lien avec les opérateurs concernés ;
Assurer le reporting des approvisionnements via les outils existant (suivis des achats, suivi du stock, suivi des factures etc.) ;
Veiller à ce que les risques associés aux achats et transports des intrants soient maitrisés/minimisés ;
Appuyer le service des urgences et du développement opérationnel sur des phases exploratoires et d'ouvertures de missions.
2) Gestion administrative et archivage
Contrôler les factures et les transmettre au service concerné pour paiement ;
Classer et archiver les dossiers d'achats réalisés par la branche approvisionnement ;
Faciliter la validation des dossiers d'achats par les différents services ;
Assurer la diffusion et l'application du contingent d'achat en franchise ;
Suivi, mise à jour et analyse des tableaux de bords ;
Appui aux audits en lien avec les activités de la branche approvisionnements du siège.
3) Capitalisation et améliorations des pratiques
Participer à la réflexion et au développement d'un logiciel dédié à l'approvisionnement médical (rédaction d'un cahier des charges,
accompagnement au projet) ;
Participer à la réflexion stratégique dans le cadre des chantiers transversaux en lien avec les autres services, et notamment ceux liés
à l'achat de médicaments (contrôle qualité, gestion de stock pharmaceutique, etc.) ;
Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de la programmation logistique siège ;
Appuyer les différentes unités opérationnelles accompagnant les missions pour la rédaction de proposition de projets et budgets, sur
les questions relatives aux achats et transports internationaux ;
Veiller à la mise en place et au respect d'une politique d'approvisionnement pour ses missions via des visites terrains (formation des
équipes nationales et rencontre des opérateurs économiques de la zone)
Appuyer le service des urgences et du développement opérationnel sur des phases exploratoires et d'ouvertures de missions ;
4) Ressources humaines
Participation aux briefings et débriefings des équipes terrain en lien avec les missions dont il a la charge ;