informations générales
Revest-les-Eaux
Maison d'Enfants à Caractère Social recherche un(e) secrétaire à mi-temps.
Vos missions seront :
Accueil
- Téléphonique :
- Recevoir, orienter et transmettre les demandes.
- Tracer les appels sur le cahier prévu à cet effet.
- Physique :
- Accueillir physiquement les visiteurs, salariés, les usagers et leur famille.
Secrétariat
- Courriers :
- Récupération du courrier.
- En prendre connaissance, le dater et assurer sa diffusion aux personnes concernées en lien avec l'assistante de direction.
- Prise en compte des mails et transmission aux personnes concernées en lien avec l'assistante de direction.
- Affranchir et envoyer.
- Rédaction :
- Préparation et mise en forme des courriers.
- Mise en forme des notes de services et d'informations et tout autre document inhérent au fonctionnement de l'établissement.
- Archivage :
- Veiller à l'archivage numérique des documents :
- RH et comptabilité en lien avec l'assistante de direction et les membres du Bureau ;
- Dossier des usagers en lien avec le chef de service et l'assistante de direction.
- Procédures :
- Participer à l'élaboration et à l'évolution des procédures, afin de clarifier et faciliter la circulation de l'information, la gestion administrative et documentaire.
- Appliquer les procédures.
- Suivi des tableaux de bord en fonction des consignes données.
- Communication externe :
- Transmettre les informations et les messages aux usagers (via le Chef de Service) et aux personnels.
- Traiter et transmettre les informations issues des partenaires institutionnels (Conseils Départementaux, PJJ .).
- Admission et dossier de l'usager :
- Gestion des dossiers des usagers en lien avec le Chef de Service :
- Transmission du dossier d'admission ;
- Enregistrement des documents dans le logiciel Globule ;
- Suivi des présences des usagers en lien avec le chef de service et transmission à l'assistante de direction.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos missions seront :
Accueil
- Téléphonique :
- Recevoir, orienter et transmettre les demandes.
- Tracer les appels sur le cahier prévu à cet effet.
- Physique :
- Accueillir physiquement les visiteurs, salariés, les usagers et leur famille.
Secrétariat
- Courriers :
- Récupération du courrier.
- En prendre connaissance, le dater et assurer sa diffusion aux personnes concernées en lien avec l'assistante de direction.
- Prise en compte des mails et transmission aux personnes concernées en lien avec l'assistante de direction.
- Affranchir et envoyer.
- Rédaction :
- Préparation et mise en forme des courriers.
- Mise en forme des notes de services et d'informations et tout autre document inhérent au fonctionnement de l'établissement.
- Archivage :
- Veiller à l'archivage numérique des documents :
- RH et comptabilité en lien avec l'assistante de direction et les membres du Bureau ;
- Dossier des usagers en lien avec le chef de service et l'assistante de direction.
- Procédures :
- Participer à l'élaboration et à l'évolution des procédures, afin de clarifier et faciliter la circulation de l'information, la gestion administrative et documentaire.
- Appliquer les procédures.
- Suivi des tableaux de bord en fonction des consignes données.
- Communication externe :
- Transmettre les informations et les messages aux usagers (via le Chef de Service) et aux personnels.
- Traiter et transmettre les informations issues des partenaires institutionnels (Conseils Départementaux, PJJ .).
- Admission et dossier de l'usager :
- Gestion des dossiers des usagers en lien avec le Chef de Service :
- Transmission du dossier d'admission ;
- Enregistrement des documents dans le logiciel Globule ;
- Suivi des présences des usagers en lien avec le chef de service et transmission à l'assistante de direction.
