Secrétaire

Association Addictions France Gers porte un Centre de Soins d'Accompagnement et de Prévention en Addictologie (CSAPA). L'équipe est pluridisciplinaire et se compose d'un médecin, d'infirmiers, d'un travailleur social, de chargés de prévention, d'une direction et d'un personnel administratif.
Le CSAPA 32 recrute un(e) 0.8 ETP secrétaire(e) médico-sociale dans le cadre d'un CDI sur AUCH.
Vos missions :

La secrétaire médico-sociale assure le premier niveau de contact entre le service et l'extérieur (Téléphonique, présentiel, mail), elle filtre ou transmet les communications téléphoniques.
Dans le cadre de cet accueil, elle assure le relais avec les membres de l'équipe et veille à la bonne orientation des usagers.
Elle assure cette mission dans le cadre du projet thérapeutique. Elle assure la diffusion des documents adaptés à chaque public.
Sur le plan technique, elle prend en charge la tenue des agendas et des rendez-vous d'un ou plusieurs membres de l'équipe.
Elle utilise spécifiquement le logiciel de gestion de base de données mis à sa disposition.
Elle présente, organise, classe et exploite tout ou partie des informations - extraites de cette base de données.
Elle peut participer à des évènements organisés par l'établissement : assemblée plénière dans le cadre de la vie associative, actions de prévention (secrétariat), journée porte ouverte.
Accueil
- Accueil physique et téléphonique des usagers du centre et de tout public.
- Prise en charge de la tenue des agendas et des rendez-vous d'un ou plusieurs membres de l'équipe.
- Délivrance et présentation, à toute nouvelle personne accompagnée, du règlement de fonctionnement, du livret d'accueil et de la Charte ainsi que l'enregistrement des données administratives du dossier sur GI2A
- Dans le cadre de l'accueil, assure le relais avec les membres de l'équipe et veille à la bonne orientation des usagers.
- Réalise et transmet (SPIP, AVMP) les attestations pour les personnes sous-main de justice
- Réalise les Courriers administratifs
- Photocopies et différentes activités de classements
- Ouverture et gestion du mail générique d'Addictions France du CSAPA

Secrétariat administratif
- Saisit et présente des documents (courriers ou rapports) à l'aide des outils informatiques et en particulier du traitement de texte.
- Dépouille, trie, transmet, et classe le courrier,
- Organise les déplacements et les rendez-vous de tout ou partie des membres de l'équipe.
- Gestion des dossiers administratifs (assurance, fournisseurs.)
- Lien avec les fournisseurs et suivi du règlement des factures
- Préparation des ordres de virement
- Gestion des commandes en coordination avec la direction
- de fournitures de bureaux
- des fournitures médicales
- des consommables
- des ordonnances sécurisées.
- Rédaction des informations et notes de service, compte rendu de réunion coordination et clinique.
- Réponse aux courriers
- A la charge de la tenue d'un espace documentaire.

Comptabilité
- En fonction des besoins de l'établissement, la secrétaire peut être amenée à effectuer des travaux en matière de comptabilité (saisie des données, suivi de la facturation, rédaction de chèques, réalisation d'Etats sur Excel)

En support de la direction, suivi des Ressources Humaines
- Gestion des variables de paie sur Excel et Octime.
- Gestion et suivi des congés sur le logiciel GI2A
- Suivi, commande et distribution des tickets restaurants
- Suivi de la dématérialisation des dossiers RH et administratifs
- Suivi des contrats de travail
- Lien avec la médecine du travail