Secrétaire de direction

Le(a) secrétaire de direction assure le secrétariat administratif du Directeur des projets et de la contractualisation interne, et du Directeur des finances, de l'investissement et des autorisations.
Afin d'assurer la continuité des activités, et de couvrir l'amplitude horaire d'ouverture du Cabinet du Directeur, les missions des secrétariats des autres directions au sein Cabinet du Directeur sont assurées par le(a) secrétaire de direction, sur des plages horaires identifiées de début et/ou de fin de journée. Une suppléance ponctuelle peut intervenir entre la secrétaire de direction et l'assistant(e) de la Direction des droits des patients et du service qualité.

I. Activités
Assister les directeurs des directions fonctionnelles concernées, dans l'organisation de leur travail ;
Prise de rendez-vous et gestion des agendas des directeurs des directions fonctionnelles concernées ;
Organisation des déplacements des directeurs des directions fonctionnelles concernées ;
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
Accueil physique et téléphonique et information du public (professionnels, partenaires, institutionnels, patients, etc.) ;
Elaboration, reproduction et diffusion de documents ;
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
Organisation de réunions et d'événements : coordination, préparation, organisation logistique ;
Suivi des absences des agents travaillant sous la responsabilité directe des directeurs des directions fonctionnelles rattachées au cabinet du Directeur sur Planiciel ;
Participation à la gestion du cabinet du Directeur par la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées à la Direction Générale.

II- CONTEXTE D'EXERCICE

1. Relations professionnelles
Relations professionnelles les plus fréquentes :
Directeur ;
Adjointe au Directeur
Secrétaire générale et directrice des droits des patients ;
Directeurs fonctionnels et personnel du CH de Rodez, Directeurs délégués et personnel des CH d'Espalion, de St Geniez d'Olt, de Decazeville, du CHI du Vallon et de l'EHPAD d'Aubin ;
Partenaires et institutionnels pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations ;
Liens hiérarchiques :
Directeur des projets et de la contractualisation interne
Directeur des finances, de l'investissement et des autorisations ;
Cheffe du Cabinet du Directeur.
Liens fonctionnels : secrétariats des directions fonctionnelles et des directions déléguées des établissements de la Direction Commune.

2. Etudes préparant au métier et diplômes
BTS Assistant de direction ;
BTS Assistant de gestion PME-PMI.
Une expérience dans la fonction publique serait un plus.

3. Spécificités du poste et conditions d'exercice
Recrutement primaire en CDD renouvelable
Disponibilité du poste : immédiate.
Horaires de travail : poste temps plein sur la base de 39h/semaine
Droit annuel RTT
Droit à congés annuels : 25 jours.
Autorisation spécifique d'absence pour événements familiaux.
Salaire selon expérience et profil.