informations générales
Cachan
Missions principales de l'agent-e / positionnement hiérarchique :
Gestion administratif
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service de formation continue
Gérer le courrier entrant et sortant du service
Tenir à jour les dossiers administratifs des stagiaires et des formateurs
Effectuer la saisie et le classement des documents administratifs
Mettre à jour les bases de données du service, en particulier la base Entreprise
Suivi des formations
Préparer les documents nécessaires aux formations (conventions, feuilles d'émargement, etc.) via les outils appropriés
Assurer le suivi des inscriptions aux formations
Établir les plannings des sessions de formation
Réserver les salles et le matériel pédagogique
préparer les supports de cours et les distribuer aux participants-es
Gestion financière
Établir les devis liés aux formations
Suivre les paiements et les impayés
Tenir à jour les tableaux de bord financier du service
Préparer les éléments nécessaires à la facturation
Relations avec les partenaires
Assurer la liaison entre les stagiaires, les formateurs et l'administration, ainsi qu'avec tous les autres services de l'IUT et de l'université
Répondre aux demandes d'information des participants-es et des organismes financeurs
Transmettre les informations pertinentes aux différents interloculeurs-trices du service
Appui logistique
Préparer les salles de formation et s'assurer de leur bon état
Veiller au bon fonctionnement du matériel pédagogique
Participation à la qualité du service
Contribuer à la mise à jour des procédures administratives du service
Participer à la collecte des des données pour les bilans d'activité
Aide à la préparation des documents nécessaires aux audits qualité (comme la certification Qualiopi)
Profil
Pour un poste d'un-e agent-e chargé-e de l'accueil et de la gestion administrative à l'IUT, les compétences attendues peuvent êtres divisées en deux catégories : les connaissances et les savoir-faire.
Connaissances
Techniques de rédaction administrative
Applications informatiques professionnelles et bureautique courante; la connaissance et l'utilisation courante du logiciel Yparéo est un atout pour la candidature
Très bonne maitrise du français (orthographe, grammaire)
Organisation et organigramme de l'IUT
Directives et procédures d'instruction des dossiers
Savoir-faire
Maitrise des techniques de communication et d'accueil
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Organisation, rigueur et méthode
Utilisation des outils bureautique et des logiciels spécifiques
Renseignements et orientation du public
Gestion et affichage d'informations
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Utilisation du standard téléphonique, des annuaires et d'internet
Mise en œuvre des procédures de transmission des demandes
Techniques de régulation des flux visiteurs
De plus, des qualités personnelles sont également attendues, telles que la discrétion, la patience, le sérieux, l'efficacité et la ponctualité sens de la diplomatie. La polyvalence est également appréciée, car l'agent-e peut être amené-e à exercer diverses fonctions au sein de l'IUT, comme l'accueil, le secrétariat ou la gestion administrative.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireGestion administratif
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service de formation continue
Gérer le courrier entrant et sortant du service
Tenir à jour les dossiers administratifs des stagiaires et des formateurs
Effectuer la saisie et le classement des documents administratifs
Mettre à jour les bases de données du service, en particulier la base Entreprise
Suivi des formations
Préparer les documents nécessaires aux formations (conventions, feuilles d'émargement, etc.) via les outils appropriés
Assurer le suivi des inscriptions aux formations
Établir les plannings des sessions de formation
Réserver les salles et le matériel pédagogique
préparer les supports de cours et les distribuer aux participants-es
Gestion financière
Établir les devis liés aux formations
Suivre les paiements et les impayés
Tenir à jour les tableaux de bord financier du service
Préparer les éléments nécessaires à la facturation
Relations avec les partenaires
Assurer la liaison entre les stagiaires, les formateurs et l'administration, ainsi qu'avec tous les autres services de l'IUT et de l'université
Répondre aux demandes d'information des participants-es et des organismes financeurs
Transmettre les informations pertinentes aux différents interloculeurs-trices du service
Appui logistique
Préparer les salles de formation et s'assurer de leur bon état
Veiller au bon fonctionnement du matériel pédagogique
Participation à la qualité du service
Contribuer à la mise à jour des procédures administratives du service
Participer à la collecte des des données pour les bilans d'activité
Aide à la préparation des documents nécessaires aux audits qualité (comme la certification Qualiopi)
Profil
Pour un poste d'un-e agent-e chargé-e de l'accueil et de la gestion administrative à l'IUT, les compétences attendues peuvent êtres divisées en deux catégories : les connaissances et les savoir-faire.
Connaissances
Techniques de rédaction administrative
Applications informatiques professionnelles et bureautique courante; la connaissance et l'utilisation courante du logiciel Yparéo est un atout pour la candidature
Très bonne maitrise du français (orthographe, grammaire)
Organisation et organigramme de l'IUT
Directives et procédures d'instruction des dossiers
Savoir-faire
Maitrise des techniques de communication et d'accueil
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Organisation, rigueur et méthode
Utilisation des outils bureautique et des logiciels spécifiques
Renseignements et orientation du public
Gestion et affichage d'informations
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Utilisation du standard téléphonique, des annuaires et d'internet
Mise en œuvre des procédures de transmission des demandes
Techniques de régulation des flux visiteurs
De plus, des qualités personnelles sont également attendues, telles que la discrétion, la patience, le sérieux, l'efficacité et la ponctualité sens de la diplomatie. La polyvalence est également appréciée, car l'agent-e peut être amené-e à exercer diverses fonctions au sein de l'IUT, comme l'accueil, le secrétariat ou la gestion administrative.
