informations générales
Palaiseau
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L'agent-e est placé-e sous la supervision d'un responsable administratif et travaille en étroite collaboration avec un responsable pédagogique enseignant. L'activité est organisée sous forme de guichet unique. L'agent-e est l'interlocuteur-trice administratif-ve unique des étudiants-es et des enseignants-es de la première année du cursus ingénieur.
Missions principales de l'agent-e :
Accueillir et informer les étudiants-es et les enseignants-es dans le domaine de la scolarité ;
Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants-es et gérer leur dossier (pièces justificatives, frais de scolarité, suivi et validation des bourses...) ;
Saisir et mettre à jour les données dans le système d'information « SynapseS », en vérifier l'exactitude et la cohérence ;
Saisir, diffuser et mettre en œuvre l'emploi du temps (activités pédagogiques, intervenants, salles) ;
Contrôler les absences des étudiants ;
Gérer la réservation des salles d'enseignement. Vérifier la présence des intervenants ;
Organiser les examens (1es différentes sessions et rattrapages) et gérer les résultats (saisie et publication des notes). Préparer les jurys (tableaux des résultats...) et mettre en œuvre leurs décisions ;
Gérer les conventions de stage des élèves en 1e année et en césure ;
Organisation des entretiens individuels des élèves,
Suivi des inscriptions des élèves aux forums des prépas et préparation des kits de communication de l'Institut d'Optique ;
Gérer les missions des étudiants (dossiers de demande de remboursement...) ;
Participer à l'organisation des événements de l'École, notamment la cérémonie de remise des diplômes ;
Éditer divers documents de scolarité (certificats de scolarité, relevés de note, convocations, courriers...) ;
Classer et archiver des dossiers et documents.
Profil
Connaissance, savoir :
Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur ;
Connaissance des techniques de gestion administrative et d'élaboration de documents ;
Connaissance de la réglementation et des procédures du domaine de la scolarité ;
Connaissance des partenaires de l'école ;
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage ;
Connaissance des techniques de communication orale et écrite.
Savoir-faire :
Analyser et gérer les demandes d'information ;
Mettre en œuvre et faire respecter les procédures et les règles relatives aux inscriptions et au suivi de la scolarité des élèves ingénieurs ;
Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances dans un cadre de gestion complexe ;
Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers, de situations particulières et alerter au besoin ;
Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie.
Connaissance et bonne pratique des logiciels suivants :
SynapseS : Système d'information enseignement, développé dans le cadre d'un consortium de plusieurs écoles d'ingénieurs du réseau ParisTech. Plusieurs modules sont déjà en production dans les écoles (inscriptions, gestion des enseignements et des parcours/UE etc., stages, gestion des salles) et d'autres à venir (gestion des charges d'enseignement, de la mobilité étudiante...) ;
Messagerie Zimbra ;
Tableur Excel ;
Traitement de texte Word.
Savoir-être :
Rigueur et sens de l'organisation ;
Sens relationnel ;
Capacité à travailler en équipe et à rendre compte de son travail ;
Polyvalence et réactivité ;
Capacité à anticiper les échéances et respecter un calendrier de travail ;
Autonomie.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'agent-e est placé-e sous la supervision d'un responsable administratif et travaille en étroite collaboration avec un responsable pédagogique enseignant. L'activité est organisée sous forme de guichet unique. L'agent-e est l'interlocuteur-trice administratif-ve unique des étudiants-es et des enseignants-es de la première année du cursus ingénieur.
Missions principales de l'agent-e :
Accueillir et informer les étudiants-es et les enseignants-es dans le domaine de la scolarité ;
Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants-es et gérer leur dossier (pièces justificatives, frais de scolarité, suivi et validation des bourses...) ;
Saisir et mettre à jour les données dans le système d'information « SynapseS », en vérifier l'exactitude et la cohérence ;
Saisir, diffuser et mettre en œuvre l'emploi du temps (activités pédagogiques, intervenants, salles) ;
Contrôler les absences des étudiants ;
Gérer la réservation des salles d'enseignement. Vérifier la présence des intervenants ;
Organiser les examens (1es différentes sessions et rattrapages) et gérer les résultats (saisie et publication des notes). Préparer les jurys (tableaux des résultats...) et mettre en œuvre leurs décisions ;
Gérer les conventions de stage des élèves en 1e année et en césure ;
Organisation des entretiens individuels des élèves,
Suivi des inscriptions des élèves aux forums des prépas et préparation des kits de communication de l'Institut d'Optique ;
Gérer les missions des étudiants (dossiers de demande de remboursement...) ;
Participer à l'organisation des événements de l'École, notamment la cérémonie de remise des diplômes ;
Éditer divers documents de scolarité (certificats de scolarité, relevés de note, convocations, courriers...) ;
Classer et archiver des dossiers et documents.
Profil
Connaissance, savoir :
Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur ;
Connaissance des techniques de gestion administrative et d'élaboration de documents ;
Connaissance de la réglementation et des procédures du domaine de la scolarité ;
Connaissance des partenaires de l'école ;
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage ;
Connaissance des techniques de communication orale et écrite.
Savoir-faire :
Analyser et gérer les demandes d'information ;
Mettre en œuvre et faire respecter les procédures et les règles relatives aux inscriptions et au suivi de la scolarité des élèves ingénieurs ;
Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances dans un cadre de gestion complexe ;
Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers, de situations particulières et alerter au besoin ;
Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie.
Connaissance et bonne pratique des logiciels suivants :
SynapseS : Système d'information enseignement, développé dans le cadre d'un consortium de plusieurs écoles d'ingénieurs du réseau ParisTech. Plusieurs modules sont déjà en production dans les écoles (inscriptions, gestion des enseignements et des parcours/UE etc., stages, gestion des salles) et d'autres à venir (gestion des charges d'enseignement, de la mobilité étudiante...) ;
Messagerie Zimbra ;
Tableur Excel ;
Traitement de texte Word.
Savoir-être :
Rigueur et sens de l'organisation ;
Sens relationnel ;
Capacité à travailler en équipe et à rendre compte de son travail ;
Polyvalence et réactivité ;
Capacité à anticiper les échéances et respecter un calendrier de travail ;
Autonomie.
