informations générales
Palaiseau
Objectifs du poste
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et / ou réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.
Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.
Apporter son appui dans les activités d'information, de documentation et de gestion administratives au sein de services qui accueillent du public : Formation initiale (Masters)
Activités administratives :
-Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, chercheurs, partenaires extérieurs)
-Organiser, créer, alimenter et mettre à jour les bases de données
-Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité des deux unités dont j'ai la charge.
-Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
-Gérer les déplacements des enseignants, des stagiaires, des chercheurs, des vacataires (Saisir l'ordre de mission, réserver le
transport et/ou l'hébergement, établir l'état de frais)
-Participation à l'organisation des réunions
Activités financières :
-Suivre et contrôler les opérations comptables financière de dépense dans le logiciel
-Alimenter les tableaux de suivi budgétaire, faire des extractions dans les systèmes d'informations financier et administratif
-Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
-Procéder aux opérations d'engagement (émission des bons de commande) et de certification du service fait
-Etablir les certificats des gratifications de stage pour lancer le paiement
-Classer et archiver les pièces et justificatifs
-Contrôler les dépenses dans les conventions de recherche afin de vérifier l'éligibilité des dépenses
-Participer à l'élaboration du budget initial et rectificatif en lien avec la responsable administrative et financière (RAF)
-Suivi des conventions de recherche en lien avec les chercheurs de l'UMR PSAE (Unité Mixte de Rechercher - Paris Saclay Applied
Economics) et du CIRED (Centre international de recherche sur l'environnement et le développement)
Activités pédagogiques :
-Participer à l'organisation des voyages d'études, sorties pédagogiques, pot de rentrée
-Etablir l'emploi du temps du Master ACTES
-Instruire et suivre les dossiers de vacations pour les intervenants au sein des formations de Masters et Ingénieurs.
-Suivi des candidatures des masters
-Participation aux jurys d'admission du master EEET
-Suivi pédagogique des étudiants (Lien avec la scolarité des masters)
-Gérer l'interface entre les étudiants, l'équipe pédagogique,
l'administration de l'établissement et les intervenants extérieurs
-Répondre aux demandes d'informations des étudiants et futurs candidats
Activités transverses :
-Contrôler les échéances
- Assister les gestionnaires du département, entraide
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Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.
Apporter son appui dans les activités d'information, de documentation et de gestion administratives au sein de services qui accueillent du public : Formation initiale (Masters)
Activités administratives :
-Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, chercheurs, partenaires extérieurs)
-Organiser, créer, alimenter et mettre à jour les bases de données
-Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité des deux unités dont j'ai la charge.
-Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
-Gérer les déplacements des enseignants, des stagiaires, des chercheurs, des vacataires (Saisir l'ordre de mission, réserver le
transport et/ou l'hébergement, établir l'état de frais)
-Participation à l'organisation des réunions
Activités financières :
-Suivre et contrôler les opérations comptables financière de dépense dans le logiciel
-Alimenter les tableaux de suivi budgétaire, faire des extractions dans les systèmes d'informations financier et administratif
-Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
-Procéder aux opérations d'engagement (émission des bons de commande) et de certification du service fait
-Etablir les certificats des gratifications de stage pour lancer le paiement
-Classer et archiver les pièces et justificatifs
-Contrôler les dépenses dans les conventions de recherche afin de vérifier l'éligibilité des dépenses
-Participer à l'élaboration du budget initial et rectificatif en lien avec la responsable administrative et financière (RAF)
-Suivi des conventions de recherche en lien avec les chercheurs de l'UMR PSAE (Unité Mixte de Rechercher - Paris Saclay Applied
Economics) et du CIRED (Centre international de recherche sur l'environnement et le développement)
Activités pédagogiques :
-Participer à l'organisation des voyages d'études, sorties pédagogiques, pot de rentrée
-Etablir l'emploi du temps du Master ACTES
-Instruire et suivre les dossiers de vacations pour les intervenants au sein des formations de Masters et Ingénieurs.
-Suivi des candidatures des masters
-Participation aux jurys d'admission du master EEET
-Suivi pédagogique des étudiants (Lien avec la scolarité des masters)
-Gérer l'interface entre les étudiants, l'équipe pédagogique,
l'administration de l'établissement et les intervenants extérieurs
-Répondre aux demandes d'informations des étudiants et futurs candidats
Activités transverses :
-Contrôler les échéances
- Assister les gestionnaires du département, entraide
