Responsable administratif / administrative

Sigma recherche pour notre client reconnu dans le secteur du BTP, un(e) Responsable administratif(ve) dans le secteur du BTP à Feyzin (H/F) pour une embauche en CDI.

Vos missions seront les suivantes :

I - SERVICES GENERAUX
Accueil physique, téléphonie, mail
Courrier : rédaction, réception, tri, scan, archivage, distribution, reprographie
Gestion des commandes de fournitures, des photocopieurs, des ordinateurs et téléphonie (suivi flotte, commande et lien avec le prestataire)
Maintenance des locaux
II - TRAVAUX
Suivi des dossiers marchés signés, avenants signés, PV de réception, PV de levées
de réserves, DOE remis, DGD signés
Ouverture de chantier : DICT, classeur sécurité, PPSPS, panneaux de chantier
Fin de chantier : DOE (mise en page, impression, transmission et archivage)
III - CLIENTS
Préparation au 15 du mois pour avancement conducteur de travaux
Envoi au MO avec bon de paiement sous-traitant si paiement direct MO
Saisie des factures de vente dans le tableau suivi CA et sur le logiciel FILEMAKER
Devis : rédaction, et envoi au MOE et MO, suivi validation ou refus des avenants.
Suivi des encaissements et relances clients
IV - FOURNISSEURS
Etablissement du contrat, validation auprès des conducteurs de travaux, Directeur
de travaux et la Direction
V - SOUS-TRAITANTS / CO-TRAITANTS
Prise de contact avec MOE et MO pour procédure acceptation
Etablissement des Contrats et avenants, de la demande d'agrément et la délégation
novatoire de paiement. Gestion des pièces administratives
Dématérialisation des signatures pour les contrats sous-traitants
VI - PRORATA
Etablissement de la convention (après vérification du conducteur de travaux)
Convocations aux réunions
Etablissement des appels de fonds selon le mode de facturation chantier
Intégration des dépenses de YOOZ vers FAIRCOST
Courriers de mise à jour des taux et/ou de clôture du compte prorata
VII- QUALIFICATION SOCIETE
ISO 9001, suivi et pilotage du calendrier; rédaction et mise à jour de la revue de
Direction, mise à jour des supports de documentations relatives à l'ISO
VIII - RESPONSABILITE SOCIETALE DE L'ENTREPRISE
ECO FLUX & DECARBONACTION, suivi trimestriel des actions engagées.


Votre profil :

Diplômé(e) d'un Brevet de Technicien Supérieur, d'une licence en gestion ou finances, vous avez une
première expérience réussie d'au moins 5 ans dans le secteur d'activité du BTP.
Vous avez un bon esprit de synthèse et d'analyse ainsi que le sens de la discrétion. Votre rigueur, votre
bonne gestion des délais, ainsi que votre réactivité seront vos meilleurs atouts pour réussir et mener à
bien vos missions.
Vous aimez travailler en équipe et être en étroite collaboration avec différents interlocuteurs aussi bien
en interne qu'en externe. Votre relationnel vous permet d'établir des contacts privilégiés avec vos
différents interlocuteurs. Vous maitrisez l'outil informatique indispensable dans votre métier.
Désireux de vous investir, vous souhaitez rejoindre une PME dynamique et en pleine évolution.


Les avantages du poste :

Pas de déplacement à prévoir
Carte TR - SWILE 10€/ jours (60% pris en charge par l'entreprise)
Statut ETAM
36H Hebdo dont 7 RTT/an
Date de prise de poste 02/12/2024
Rémunération 36 à 42K€


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