informations générales
En tant que Responsable Administratif(ve), vous interviendrez sous la direction du Président. Vous serez un pilier dans la gestion administrative et opérationnelle de l'entreprise, notamment sur les aspects administratifs, clients, fournisseurs et suivi de chantier. Vos principales missions incluront :
1. Services généraux
* Accueil physique et téléphonique, gestion des emails.
* Gestion du courrier : rédaction, réception, tri, scan, archivage, distribution, reprographie.
* Gestion des commandes de fournitures de bureau et de matériel (photocopieurs, ordinateurs, téléphonie).
* Suivi de la maintenance des locaux.
2. Travaux
* Suivi administratif des dossiers marchés, des avenants, PV de réception, PV de levée de réserves.
* Gestion de l'ouverture et clôture des chantiers (DICT, PPSPS, DOE).
3. Clients
* Préparation et suivi des dossiers clients, notamment l'envoi des bons de paiement.
* Rédaction et suivi des devis et avenants avec les maîtres d'œuvre et d'ouvrage.
* Saisie des factures de vente dans les outils internes (FILEMAKER).
* Suivi des encaissements et relances clients.
4. Fournisseurs
* Élaboration des contrats, validation avec les responsables de travaux et la direction.
5. Sous-traitants / Co-traitants
* Coordination avec les sous-traitants : établissement des contrats et avenants, suivi des signatures dématérialisées, gestion des pièces administratives.
* Organisation et convocations aux réunions de chantier.
6. Gestion du prorata
* Suivi des comptes prorata : établissement de conventions, convocations aux réunions, intégration des dépenses sur les logiciels internes (YOOZ, FAIRCOST).
7. Certification qualité ISO 9001
* Suivi de la certification, pilotage du calendrier, mise à jour des documents relatifs à l'ISO.
8. Responsabilité Sociétale de l'Entreprise
* Suivi des projets d'actions durables (ECO FLUX, DECARBONACTION) avec reporting trimestriel.
Informations complémentaires :
* Poste en CDI
* Statut cadre ou ETAM selon profil
* Télétravail possible à raison de 1 ou 2 jours/semaine
* Titres restaurant : carte Swile (10 €/jour dont 60 % pris en charge par l'employeur)
* Participation aux frais de transport (50 % des frais)
* Accès facile aux transports en commun
Compétences techniques :
* 5 ans d'expérience dans une fonction administrative
* Diplôme de niveau BTS ou Licence en gestion, administration ou finance.
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion de facturation et suivi des travaux comme FILEMAKER).
* Connaissance des réglementations administratives et des normes ISO 9001.
* Expérience confirmée en gestion administrative, idéalement dans le secteur du BTP.
Compétences comportementales :
* Sens de l'organisation et rigueur.
* Capacité d'analyse et esprit de synthèse.
* Réactivité et bonne gestion des priorités.
* Capacité à travailler en équipe et en étroite collaboration avec divers interlocuteurs.
* Excellentes compétences relationnelles pour maintenir des relations de qualité avec les clients et fournisseurs.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1. Services généraux
* Accueil physique et téléphonique, gestion des emails.
* Gestion du courrier : rédaction, réception, tri, scan, archivage, distribution, reprographie.
* Gestion des commandes de fournitures de bureau et de matériel (photocopieurs, ordinateurs, téléphonie).
* Suivi de la maintenance des locaux.
2. Travaux
* Suivi administratif des dossiers marchés, des avenants, PV de réception, PV de levée de réserves.
* Gestion de l'ouverture et clôture des chantiers (DICT, PPSPS, DOE).
3. Clients
* Préparation et suivi des dossiers clients, notamment l'envoi des bons de paiement.
* Rédaction et suivi des devis et avenants avec les maîtres d'œuvre et d'ouvrage.
* Saisie des factures de vente dans les outils internes (FILEMAKER).
* Suivi des encaissements et relances clients.
4. Fournisseurs
* Élaboration des contrats, validation avec les responsables de travaux et la direction.
5. Sous-traitants / Co-traitants
* Coordination avec les sous-traitants : établissement des contrats et avenants, suivi des signatures dématérialisées, gestion des pièces administratives.
* Organisation et convocations aux réunions de chantier.
6. Gestion du prorata
* Suivi des comptes prorata : établissement de conventions, convocations aux réunions, intégration des dépenses sur les logiciels internes (YOOZ, FAIRCOST).
7. Certification qualité ISO 9001
* Suivi de la certification, pilotage du calendrier, mise à jour des documents relatifs à l'ISO.
8. Responsabilité Sociétale de l'Entreprise
* Suivi des projets d'actions durables (ECO FLUX, DECARBONACTION) avec reporting trimestriel.
Informations complémentaires :
* Poste en CDI
* Statut cadre ou ETAM selon profil
* Télétravail possible à raison de 1 ou 2 jours/semaine
* Titres restaurant : carte Swile (10 €/jour dont 60 % pris en charge par l'employeur)
* Participation aux frais de transport (50 % des frais)
* Accès facile aux transports en commun
Compétences techniques :
* 5 ans d'expérience dans une fonction administrative
* Diplôme de niveau BTS ou Licence en gestion, administration ou finance.
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion de facturation et suivi des travaux comme FILEMAKER).
* Connaissance des réglementations administratives et des normes ISO 9001.
* Expérience confirmée en gestion administrative, idéalement dans le secteur du BTP.
Compétences comportementales :
* Sens de l'organisation et rigueur.
* Capacité d'analyse et esprit de synthèse.
* Réactivité et bonne gestion des priorités.
* Capacité à travailler en équipe et en étroite collaboration avec divers interlocuteurs.
* Excellentes compétences relationnelles pour maintenir des relations de qualité avec les clients et fournisseurs.
