informations générales
Trévenans
VOTRE POSTE
- Quotité de travail : 50 %
- Amplitude horaire/ Amplitude horaire d'ouverture des secrétariats de 7h30 à 18h, Cycle de travail mensuel établi en fonction des nécessités de service, sans jour de NT hebdomadaire fixe
- Lieu d'exercice : site de Trévenans
VOTRE SERVICE
Rattachement hiérarchique
Niveau 1 : N. Vermot Desroches, secrétaire référente de secteur
Niveau 2 : B Capelle, coordinatrice des secrétariats médicaux du Pôle
Niveau 3 : A. Rahm, cadre supérieure de santé du Pôle
VOS MISSIONS
- Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités de l'Hôpital de Jour de Médecine : programmations des demandes internes à l'HNFC ou des demandes extérieures (ville), convocations, etc..
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
ACTIVITES
Fonction d'accueil
* accueil physique des patients, du public, des professionnels de santé
* accueil téléphonique du personnel, public, patients, médecins traitants, services administratifs et communications
*gestion des formalités d'admission
Fonction frappe et informatique
* traitement des courriers
* saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers
* saisie NGAP
* saisie actes CCAM
* formalités de prise en charge auprès des caisses (CPAM.)
Fonction gestion
* planifier les futurs RDV des patients hospitalisés
* gestion des dossiers et ordonnances manquants pour le lendemain
* tri, diffusion
* numérisation des documents
* répondre aux demandes des médecins et infirmières
* gestion des mails
Fonction planification
* vérifier la complétude des dossiers des patients à programmer
* programmation et gestion des consultations et hospitalisations via le DPI
* gestion des rendez-vous des agendas des médecins.
* gestion des traitements commencés en HDJ et poursuivis à domicile par un prestataire extérieur.
VOS DIPLÔMES OU FORMATIONS
- Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, ou expérience dans les secrétariats médicaux.
- Prérequis :
o expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, .)
o bonne connaissance du vocabulaire médical
o bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication
o bonne technicité informatique
APTITUDES
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
OBLIGATIONS
- Respecter les règles de confidentialité et sécurité des locaux
- Respecter les règles de confidentialités du dossier patient
- Tenue civile correcte et port d'un badge.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire- Quotité de travail : 50 %
- Amplitude horaire/ Amplitude horaire d'ouverture des secrétariats de 7h30 à 18h, Cycle de travail mensuel établi en fonction des nécessités de service, sans jour de NT hebdomadaire fixe
- Lieu d'exercice : site de Trévenans
VOTRE SERVICE
Rattachement hiérarchique
Niveau 1 : N. Vermot Desroches, secrétaire référente de secteur
Niveau 2 : B Capelle, coordinatrice des secrétariats médicaux du Pôle
Niveau 3 : A. Rahm, cadre supérieure de santé du Pôle
VOS MISSIONS
- Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités de l'Hôpital de Jour de Médecine : programmations des demandes internes à l'HNFC ou des demandes extérieures (ville), convocations, etc..
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
ACTIVITES
Fonction d'accueil
* accueil physique des patients, du public, des professionnels de santé
* accueil téléphonique du personnel, public, patients, médecins traitants, services administratifs et communications
*gestion des formalités d'admission
Fonction frappe et informatique
* traitement des courriers
* saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers
* saisie NGAP
* saisie actes CCAM
* formalités de prise en charge auprès des caisses (CPAM.)
Fonction gestion
* planifier les futurs RDV des patients hospitalisés
* gestion des dossiers et ordonnances manquants pour le lendemain
* tri, diffusion
* numérisation des documents
* répondre aux demandes des médecins et infirmières
* gestion des mails
Fonction planification
* vérifier la complétude des dossiers des patients à programmer
* programmation et gestion des consultations et hospitalisations via le DPI
* gestion des rendez-vous des agendas des médecins.
* gestion des traitements commencés en HDJ et poursuivis à domicile par un prestataire extérieur.
VOS DIPLÔMES OU FORMATIONS
- Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, ou expérience dans les secrétariats médicaux.
- Prérequis :
o expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, .)
o bonne connaissance du vocabulaire médical
o bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication
o bonne technicité informatique
APTITUDES
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
OBLIGATIONS
- Respecter les règles de confidentialité et sécurité des locaux
- Respecter les règles de confidentialités du dossier patient
- Tenue civile correcte et port d'un badge.
