Assistant(e) administratif(ve) et comptable

Missions et activités principales du poste :
Actions en lien avec l'activité d'enseignement du secourisme (en lien avec le responsable de la commission et l'agent en charge du secourisme)
- Administration fonctionnelle du logiciel de gestion des formations
- Gestion des conventions de formations (devis, facturation) et des diplômes
- Recherche de formateurs et gestion des contrats de travail des formateurs occasionnels
- Suivi des plannings de sessions de formation
- Gestion de la facturation et suivi des recouvrements en lien avec le trésorier de l'association
- Démarches de prospection commerciale
- Suivi du matériel de formation (stocks, emplacement et acheminement)


Missions administratives (en lien avec le vice-président en charge de la gestion administrative, du secrétaire général et de l'assistante administrative)
- Instruction et mise en place des décisions du Bureau et du Conseil d'administration avec compte-rendu périodique du suivi des actions
- Participation à la préparation, à l'organisation et à la tenue des réunions statutaires (conseils d'administration, assemblées générales) : convocation - Ordre du jour - rapports - compte rendus
- Aide à la préparation du congrès départemental
- Suivi des dossiers liés au fonctionnement statutaire de l'association : préfecture.
- Soutien aux différentes commissions (rédactions de rapports, recherche, élaboration de courriers)
- Optimisation de la gestion des courriers, des documents internes, des procédures internes (rétro-planning, guides.)
- Aide à la préparation des élections du Conseil d'administration
- Accueil physique et téléphonique

Mission ressources humaines (en dehors du secourisme) (en lien avec le Président de l'UDSP 29 et le vice-président en charge de l'administration)
- Suivi des plannings, des congés et des récupérations (mise en œuvre d'une gestion centralisée)
- Gestion administrative des salaires (transmission des variables et paiement) et déclaration d'embauche (DPAE).

Administration du site de l'Espace du sapeur-pompier (musée)
(en lien avec les bénévoles et la commission musée)
- Préparation des ouvertures du musée
- Gestion de la caisse en lien avec les personnes assurant l'accueil du public
- Gestion des stocks d'articles à la vente

Missions et activités partagés avec la 2ème assistante :
Missions comptables et financières (en lien avec la commission finances et le cabinet comptable)
- Aide à l'élaboration du budget prévisionnel
- Gestion comptable (transmission devis pour validation / paiement)
- Gestion de la trésorerie (en lien avec la commission)
- Transmission des documents nécessaires à l'élaboration du bilan comptable par le cabinet


Gestion des adhésions
(en lien avec le Bureau de l'association)
- Préparation et envoi des dossiers d'adhésion collectifs et individuels (suivi - relance)
- Enregistrement des adhésions (logiciel YOONION) en lien avec la Fédération Nationale des Sapeurs-Pompiers de France
- Facturation auprès des adhérents

Actions de communication
- Mise à jour du site internet et alimentation de la rubrique « actualités »
- Animation des réseaux sociaux (manifestations, informations)

Profil recherché / Compétences attendues :
- De formation Bac + 2 (BTS assistant(e) de gestion PME - PMI / DUT Gestion des entreprises et des administrations) et /ou expérience professionnelle reconnue
- Qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maitrise des outils bureautiques (Word / Excel / PowerPoint.) et des réseaux sociaux
- Esprit d'initiative, capacité d'anticipation
- Capacité à travailler à distance et à rendre compte
- Capacité à évaluer et prioriser les tâches à réaliser
- Connaissance du milieu sapeur-pompier apprécié
- Connaissances du milieu associatif et de l'environnement institutionnel
- Disponibilité (quelques réunions en soirée dans l'année)

POSTE A POURVOIR POUR LE 01/02/2025