informations générales
Saint-Ouen-l'Aumône
1. Gestion administrative courante :
o Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs (formateurs, apprenants, partenaires).
o Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les emails du centre.
o Suivre les dossiers administratifs des apprenants (inscriptions, contrats, conventions de stage, facturation, etc.).
o Gérer et actualiser les bases de données et les dossiers numériques des apprenants et des formations.
2. Support à l'organisation des formations :
o Préparer et mettre à jour les plannings des formateurs et des sessions de formation.
o Organiser les réunions, préparer les salles et gérer la logistique des événements de formation.
o Assurer la mise à disposition du matériel pédagogique nécessaire pour les sessions (supports de cours, fournitures, etc.).
o Suivre l'assiduité des apprenants et les feuilles de présence.
3. Suivi des dossiers financiers :
o Traiter et suivre les factures en lien avec la comptabilité (émission, relance, archivage).
o Gérer les paiements des apprenants et des partenaires de formation.
o Assurer le suivi des subventions et des financements liés à la formation (CPF, OPCO, etc.).
4. Assistance aux équipes pédagogiques :
o Soutenir les formateurs dans la préparation des supports de formation et la gestion des dossiers.
o Contribuer à la diffusion d'informations auprès des équipes pédagogiques et des apprenants.
o Participer à l'amélioration des outils et procédures administratives du centre.
5. Suivi de la qualité et de la satisfaction :
o Participer à la collecte des retours et questionnaires de satisfaction des apprenants.
o Mettre à jour les indicateurs de suivi qualité.
o Contribuer à la mise en oeuvre des actions correctives en fonction des retours des apprenants.
Compétences demandées :
- Organisation / Rigueur
- Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), outils de gestion de planning, logiciels de gestion de formation (LMS), la connaissance de DOKELIO et de KAIROS serait un plus.
- Communication / Esprit d'équipe / Autonomie
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireo Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs (formateurs, apprenants, partenaires).
o Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les emails du centre.
o Suivre les dossiers administratifs des apprenants (inscriptions, contrats, conventions de stage, facturation, etc.).
o Gérer et actualiser les bases de données et les dossiers numériques des apprenants et des formations.
2. Support à l'organisation des formations :
o Préparer et mettre à jour les plannings des formateurs et des sessions de formation.
o Organiser les réunions, préparer les salles et gérer la logistique des événements de formation.
o Assurer la mise à disposition du matériel pédagogique nécessaire pour les sessions (supports de cours, fournitures, etc.).
o Suivre l'assiduité des apprenants et les feuilles de présence.
3. Suivi des dossiers financiers :
o Traiter et suivre les factures en lien avec la comptabilité (émission, relance, archivage).
o Gérer les paiements des apprenants et des partenaires de formation.
o Assurer le suivi des subventions et des financements liés à la formation (CPF, OPCO, etc.).
4. Assistance aux équipes pédagogiques :
o Soutenir les formateurs dans la préparation des supports de formation et la gestion des dossiers.
o Contribuer à la diffusion d'informations auprès des équipes pédagogiques et des apprenants.
o Participer à l'amélioration des outils et procédures administratives du centre.
5. Suivi de la qualité et de la satisfaction :
o Participer à la collecte des retours et questionnaires de satisfaction des apprenants.
o Mettre à jour les indicateurs de suivi qualité.
o Contribuer à la mise en oeuvre des actions correctives en fonction des retours des apprenants.
Compétences demandées :
- Organisation / Rigueur
- Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), outils de gestion de planning, logiciels de gestion de formation (LMS), la connaissance de DOKELIO et de KAIROS serait un plus.
- Communication / Esprit d'équipe / Autonomie
