informations générales
Saint-Fons
MISSIONS
L'assistant.e assure l'accueil du Centre Technique Municipal et une gestion administrative relevant du périmètre de la Direction sous la direction du responsable de l'unité administrative et de gestion.
ACTIVITES
1- Accueil physique et téléphonique du Centre Technique Municipal
- Renseigner les interlocuteurs, prendre note des informations nécessaires et relayer si besoins vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, courriers, courriels
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Réception des livraisons : ouverture portails et réception des colis
- Gérer le circuit courrier (enregistrement, diffusion, parapheurs, .)
- Gérer les fournitures de bureau du Centre Technique Municipal,
- Organiser le classement et l'archivage de la Direction et en particulier du Centre Technique Municipal,
- Assurer, en lien avec le responsable de l'unité administrative, les missions générales du suivi administratif.
- Gestion du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) (archives + commun dématérialisé)
- Gestion des réservations des véhicules de la flotte automobile au Centre Technique Municipal
2- Gestion
- Assurer la gestion du matériel (affectation et suivi) relevant du périmètre de la Direction,
- Assurer le suivi de la consommation de carburants pour l'ensemble de la flotte automobile,
- Réaliser la mise en forme de documents (frappe, en têtes,.), assurer le classement numérique (scan, dénomination, .),
- Réserver les salles pour les agents du Centre Technique Municipal et organiser la réservation des salles de réunion du Centre Technique Municipal (ainsi que du matériel informatique nécessaire),
- Véhicules : Etat matériel de sécurité dans les véhicules (suivi tableau)
- Etat des réparations des véhicules par semaine
3- Appui aux agents de l'unité administrative de la Direction durant les périodes de congés, absences.
- En fonction des besoins, assurer la permanence de commande publique (Etablissement bon de commande, devis, marchés,.)
CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail : Centre Technique Municipal - 1 Rue de Bellevue, Saint-Fons
Temps de travail : 38h
Horaires : Lundi au vendredi (sauf mercredi) : 07h30-12h / 13h00-16h - mercredi : 7h30-12h / 13h00-16h30
Télétravail : non autorisé
Particularités (contraintes/difficultés ou autres.) : permis B utile
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ACTIVITES
1- Accueil physique et téléphonique du Centre Technique Municipal
- Renseigner les interlocuteurs, prendre note des informations nécessaires et relayer si besoins vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, courriers, courriels
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Réception des livraisons : ouverture portails et réception des colis
- Gérer le circuit courrier (enregistrement, diffusion, parapheurs, .)
- Gérer les fournitures de bureau du Centre Technique Municipal,
- Organiser le classement et l'archivage de la Direction et en particulier du Centre Technique Municipal,
- Assurer, en lien avec le responsable de l'unité administrative, les missions générales du suivi administratif.
- Gestion du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) (archives + commun dématérialisé)
- Gestion des réservations des véhicules de la flotte automobile au Centre Technique Municipal
2- Gestion
- Assurer la gestion du matériel (affectation et suivi) relevant du périmètre de la Direction,
- Assurer le suivi de la consommation de carburants pour l'ensemble de la flotte automobile,
- Réaliser la mise en forme de documents (frappe, en têtes,.), assurer le classement numérique (scan, dénomination, .),
- Réserver les salles pour les agents du Centre Technique Municipal et organiser la réservation des salles de réunion du Centre Technique Municipal (ainsi que du matériel informatique nécessaire),
- Véhicules : Etat matériel de sécurité dans les véhicules (suivi tableau)
- Etat des réparations des véhicules par semaine
3- Appui aux agents de l'unité administrative de la Direction durant les périodes de congés, absences.
- En fonction des besoins, assurer la permanence de commande publique (Etablissement bon de commande, devis, marchés,.)
CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail : Centre Technique Municipal - 1 Rue de Bellevue, Saint-Fons
Temps de travail : 38h
Horaires : Lundi au vendredi (sauf mercredi) : 07h30-12h / 13h00-16h - mercredi : 7h30-12h / 13h00-16h30
Télétravail : non autorisé
Particularités (contraintes/difficultés ou autres.) : permis B utile
