Assistant / Assistante de gestion administrative

L'INSTITUT PAOLI CALMETTES (IPC), Centre Régional de Lutte Contre le Cancer situé à Marseille 9ème, est un des acteurs majeurs dans la Lutte contre le Cancer en France. Etablissement privé à but non lucratif, l'IPC mobilise aujourd'hui plus de 1 700 personnes dans plus de 150 métiers différents pour assurer une mission de service public à travers le soin, la recherche et l'enseignement, En nous rejoignant, vous bénéficierez des avantages suivants :
- Un restaurant d'entreprise, des espaces cafétéria, des parkings ou des aides au transport ;
- Une mutuelle d'entreprise avec participation de l'employeur (65%) ;
- Un Intéressement collectif et abondement à un Plan d'Epargne d'Entreprise
- Un comité d'entreprise qui propose beaucoup d'offres ;
- Un programme d'animations sportives et culturelles à l'attention des salariés ;
- Un accompagnement dans votre intégration et votre évolution professionnelle.

Nous recrutons dans le cadre d'une vacance de poste un :

ASSISTANT(E) DE GESTION (F/H) EN PHARMACIE
CONTEXTE :
Le/La Assistant(e) de Gestion est placé(e) sous l'autorité directe de la Cadre de PHARMACIE.
MISSIONS PRINCIPALES :
GESTION DU SECRETARIAT
Prend connaissance et traite les courriers et les mails, assure la diffusion aux services
Classe les courriers et archive les documentations
Commande les fournitures du service
Crée les divers documents administratifs (certificat de destruction, attestation patients payants, etc.)
Assure la publication des documents dans l'Intranet Pharmacie
Assure l'archivage périodique des documents
ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU SERVICE
Organise la logistique des réunions de travail à l'initiative du service
Gère les agendas des différents Pharmaciens
Remplit le tableau d'absences des pharmaciens pour le mandatement, prépare et diffuse le tableau des astreintes
Met à jour les signatures des nouveaux internes ou médecins,
Enregistre les prêts/emprunts, assure le suivi, relance les hôpitaux, communique avec les pharmaciens
Elabore divers supports étiquettes
COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
Tient à jour les contacts des interlocuteurs externes sur Outlook
Filtre et transmet les appels téléphoniques, prend les messages, traite les demandes de rendez-vous
Gère les différentes demandes des pharmaciens pour mise en relation avec les laboratoires, informations médicales, services des marchés, etc.
Prend en charge les alertes ANSM (transmission des informations aux pharmaciens, aux unités de soins, aux fournisseurs) ; en assure le suivi.
SPECIFIQUES
Gestion des essais cliniques et des Accès Précoces :
Vérifie et classe la partie administrative des nouveaux protocoles et amendements puis transmet les informations au DRCI, préparatrices et pharmaciens des essais, et assure la traçabilité des signatures et l'archivage.
Prend connaissance, partage et classe le courrier et les mails dans les classeurs investigateurs et les dossiers électroniques partagés,
Prépare l'archivage des protocoles clos aux inclusions et archive les protocoles clôturés,
Tient les agendas des rendez-vous de monitorings, mises en place, visites de clôtures, audits ; prépare et met à disposition les éléments administratifs
Tient à disposition des pharmaciens les informations concernant les molécules en Accès Précoce
Saisit et assure le suivi des commandes des molécules en Accès Précoces et dans certains essais cliniques
Vérifie la partie administrative des nouveaux protocoles puis transmet les informations
au DRCI, préparatrice et pharmacien des essais
PROFIL
- Diplôme de Secrétariat et / ou Gestion
- Expérience avérée en milieu
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Excel et Word

CONTRAT
- CDI à Temps plein
- Poste à pourvoir dès que possible ;
- Rémunération brute annuelle : 27 468.72 € (Ségur comprise).