Assistant / Assistante de gestion administrative

Le Centre Communal d'Action Sociale recrute pour sa Cellule Administrative et financière un assistant administratif (F/H) chargé(e) d'intervenir en appui technique des Pôles et des activités du CCAS.

ACTIVITES :
Finance, marche public et administration :
- Mettre en place des tableaux de bord et assurer le suivi des marchés publics en lien avec le service « marchés publics » de Vienne Condrieu Agglomération
- Assister à la préparation du budget et suivi de son exécution (factures, bons de commandes, demandes de subventions, bilans des actions, rattachements, reports...)
- Appliquer les procédures d'exécution budgétaire M 57 (engagements, commandes, virements de crédit, suivi du budget, rattachements, décisions modificatives, ..)
- Contacter les fournisseurs et prestataires de service facturations (création de tiers, devis, commandes, relances
- Aider à la création de supports statistiques
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du CCAS en cas de besoin
- Assurer la distribution, suivi des courriers entrants et sortants et des parapheurs
- Réaliser des mailings pour diffusion des courriers en nombre (repas des Seniors, salon des Seniors, canicule .)
- Participer à l'archivage des dossiers, réalisé au préalable par les services (lien avec le service archivage)
- Participer et représenter le CCAS aux réunions d'équipes et formations interservices des CAF Ville et de la Direction des finances

Ressources humaines :
- Assurer la mise en place et suivi de tableaux de bord : suivi des Congés Annuels, des heures, des absences
- Assurer le suivi des demandes de remplacement RH
- Assurer le suivi des demandes et besoins de formations
- Ticket resto
- Effectuer des missions administratives (ODM, suivi d'accidents, frais de déplacement, .)

Assemblées / actes administratifs :
- Organiser et coordonner le Conseil d'Administration en lien avec les chefs de services, la direction, les élus et les services mairies (juridique, ressources humaines, polyvalence, reprographie.)
- Mettre en place et assurer le suivi de tableaux de bords (rétro planning, délibérations, décisions du maire, ..)

SSIAD/ESAD :
- Assister les services ESAD et SSIAD dans la gestion administrative et financière (nomenclature M 22) (préparation des budgets prévisionnels et exécutoires, feuilles de soins, rédaction de courrier, suivi des courriers entrants et sortants.)
- Accompagner les professionnels libéraux pour la facturation sur CHORUS
- Questionnaires de satisfaction ESAD SSIAD

Facturations et régies :
- Coordonner la facturation du service hébergement, organiser des permanences mensuelles de paiement au Soleil
- Réaliser des statistiques de suivi des paiements
- Réaliser la facturation du panier de services en lien avec la responsable + régie + relation avec la trésorerie municipale
- Saisie des nouveaux dossiers sur Senior dont les éléments ont été récoltés et vérifiés par les services
- Gérer la commission aides facultatives en lien avec la directrice du Pôle : instruire les dossiers pour la commission, participer à la commission, rédiger les courriers de réponse, faire le lien avec les instructeurs, préparer et remettre les aides aux usagers + régie

SPECIFICITES DU POSTE :
- Disponibilité
- Travail sur différents logiciels spécifiques : Millésime, Sedit, Famu, Brédéa
- Maitriser la nomenclature M57 et M22
- Régisseur principal de la régie Secours d'Urgence du CCAS et de la régie hébergement, seniors
- Travail en soirée pour le Conseil d'Administration

- Avantages sociaux :
o RTT
o Possibilité de télétravail en fonction de l'organisation du service
o Participation à la mutuelle prévoyance / santé
o Titres restaurant
o Compte Epargne Temps
o Adhésion Comité des Œuvres Sociales
o Prise en charge d'une partie des abonnements de transport en commun

Le poste est ouvert aux contractuels et peut déboucher sur une intégrationdans la FPT.