Assistant/Assistante de gestion administrative du personnel

Missions du poste
L'adjoint-e en gestion des salles est rattaché-e à la responsable du bureau Gestion
des salles du Campus Pont de Bois.
Les missions sont :
- Mettre à jour les maquettes du référentiel (changement dans les formations);
- Assurer la codification des structures d'enseignement;
- Saisir les emplois du temps et affecter les salles avec les secrétaires pédagogiques
de chaque département;
- Répondre à toutes demandes de salles émanent de l'ensemble de la communauté
universitaire (problèmes techniques,
contrôles continus, examens, remplacements, changements de salles, évènements...).
- Renfort à la mise en place et au déploiement du nouveau logiciel de planitfication des
salles ADE
Activités principales et associées
- Mettre à jour les maquettes du référentiel (changement dans les formations);
- Assurer la codification des structures d'enseignement;
- Saisir les emplois du temps et affecter les salles avec les secrétaires pédagogiques
de chaque département;
- Répondre à toutes demandes de salles émanent de l'ensemble de la communauté
universitaire (problèmes techniques,
contrôles continus, examens, remplacements, changements de salles, évènements...),
Renfort à la mise en place et au déploiement du nouveau logiciel de planitfication des
salles ADE :
- Alimentation de la nouvelle base de test et MAJ de la base de production,
renseignement des salles sur le logiciel ADE
- Saisie des équipements, des informations pour les usagers (description des
locaux, ...)
- Vérification de la banque d'enseignement injectée (à partir de REFFormation) et
création des enseignements et des groupes
étudiants.
Descriptif du profil recherché
Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique et le logiciel hyperplanning
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et des UFR.
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.
Savoir-faire opérationnels
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
- Enregistrer les messages et rendre comptes.
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Analyser et gérer les demandes d'information.
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones...)
- Avoir de la rigueur et de l'organisation.
Savoir-faire comportementaux
- Travailler en équipe et en relation partenariale.
- Être réactif.
- Être disponible.
- Avoir le sens du relationnel.