informations générales
Orsay
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).
L'agent-e est placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Administrative de la division. Dans le cadre de ses fonctions, il/elle travaille avec la Directrice Administrative, son adjoint mais aussi avec les membres de l'équipe, les chargés de missions Relations Entreprises d'une part et Apprentissage d'autre part de la faculté des sciences et en étroite collaboration avec la DFTLV (Direction de la Formation Tout au long de la Vie), service central de l'université.
Missions principales de l'agent-e:
Gestion administrative relative à la collecte de la taxe d'apprentissage
Assurer en collaboration avec la DFTLV et le/la chargé-e de mission collecte de la taxe d'apprentissage :
Mettre en place d'une base de données de référence des entreprises cible pour la taxe d'apprentissage ;
Enrichir et Mettre à jour régulièrement la base de données de référence ;
Suivre la campagne de la taxe d'apprentissage (mise à jour des documents, mailing, relances, réponses aux questions des entreprises, suivi des versements, remerciements).
Gestion administrative relative à l'apprentissage et aux relations avec les entreprises
Apporter un appui administratif aux chargés de mission apprentissage et relations entreprises :
Gérer et suivre la relation avec les entreprises partenaires ;
Appuyer l'organisation d'évènements en lien avec les entreprises.
Gestion administrative relative à la Commission des Moyens
En collaboration avec le/la chargé-e de missions en charge de la Commission des Moyens de l'UFR Sciences:
Assurer le montage, le suivi et l'avancement des dossiers de la Commission des Moyens ;
Assurer le suivi budgétaire de la Commission des Moyens.
L'agent-e est également amené-e à assurer, en lien avec les 2 autres assistantes de direction de la division et en fonction des périodes d'activités, des tâches de secrétariat polyvalent et gestion administrative relative au fonctionnement du service. Il peut par ailleurs être amené-e à contribuer à l'organisation d'évènements en lien avec la formation (journées portes ouvertes, concours...
Profil
Connaissances, savoirs :
Connaître l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université ;
Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication ;
Langue anglaise : A1 à A2.
Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :
Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes ;
Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;
Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers ou situations dont l'agent est saisi ;
Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion ;
Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux ...) ;
Capacité à assurer la continuité du service.
Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :
Savoir travailler en équipe ;
Faire preuve d'organisation, d'autonomie, d'adaptation et d'anticipation ;
Être rigoureux ;
Discrétion, réserve, ponctualité
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).
L'agent-e est placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Administrative de la division. Dans le cadre de ses fonctions, il/elle travaille avec la Directrice Administrative, son adjoint mais aussi avec les membres de l'équipe, les chargés de missions Relations Entreprises d'une part et Apprentissage d'autre part de la faculté des sciences et en étroite collaboration avec la DFTLV (Direction de la Formation Tout au long de la Vie), service central de l'université.
Missions principales de l'agent-e:
Gestion administrative relative à la collecte de la taxe d'apprentissage
Assurer en collaboration avec la DFTLV et le/la chargé-e de mission collecte de la taxe d'apprentissage :
Mettre en place d'une base de données de référence des entreprises cible pour la taxe d'apprentissage ;
Enrichir et Mettre à jour régulièrement la base de données de référence ;
Suivre la campagne de la taxe d'apprentissage (mise à jour des documents, mailing, relances, réponses aux questions des entreprises, suivi des versements, remerciements).
Gestion administrative relative à l'apprentissage et aux relations avec les entreprises
Apporter un appui administratif aux chargés de mission apprentissage et relations entreprises :
Gérer et suivre la relation avec les entreprises partenaires ;
Appuyer l'organisation d'évènements en lien avec les entreprises.
Gestion administrative relative à la Commission des Moyens
En collaboration avec le/la chargé-e de missions en charge de la Commission des Moyens de l'UFR Sciences:
Assurer le montage, le suivi et l'avancement des dossiers de la Commission des Moyens ;
Assurer le suivi budgétaire de la Commission des Moyens.
L'agent-e est également amené-e à assurer, en lien avec les 2 autres assistantes de direction de la division et en fonction des périodes d'activités, des tâches de secrétariat polyvalent et gestion administrative relative au fonctionnement du service. Il peut par ailleurs être amené-e à contribuer à l'organisation d'évènements en lien avec la formation (journées portes ouvertes, concours...
Profil
Connaissances, savoirs :
Connaître l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université ;
Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication ;
Langue anglaise : A1 à A2.
Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :
Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes ;
Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;
Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers ou situations dont l'agent est saisi ;
Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion ;
Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux ...) ;
Capacité à assurer la continuité du service.
Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :
Savoir travailler en équipe ;
Faire preuve d'organisation, d'autonomie, d'adaptation et d'anticipation ;
Être rigoureux ;
Discrétion, réserve, ponctualité
