informations générales
Orsay
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).
Au sein de la Division, la Scolarité Licences-Masters assure l'ensemble des missions et des actes relevant du domaine d'une scolarité générale (inscription, diplomation.). Elle assure également des missions d'accueil des étudiants.
Gestion d'un secrétariat de formation, sous la hiérarchie du responsable du Pôle Pédagogie.
Missions principales de l'agent-e:
Accueillir, informer, orienter et/ou accompagner les étudiants dans leurs démarches ;
Réaliser les inscriptions pédagogiques en lien avec le service scolarité ;
Gérer et amender régulièrement les plannings en collaboration avec les responsables et les enseignants (demande de réservation de salles de cours/TD et salles informatiques pour les TP, créer les groupes de TD/TP...) ;
Préparer les jurys en collaboration avec les responsables, collecter et saisir les notes, lancer les calculs aux résultats des étudiants sur le logiciel Apogée), éditer les relevés de notes ;
Organiser les examens (aide à la mise en place des plannings, réservation des salles) ;
Rédiger et transmettre aux enseignants et aux étudiants, les informations utiles et nécessaires au bon déroulé de la formation (eCampus, mails...) ;
Suivre et gérer les stages dans le logiciel Pstages ;
Assurer une veille sur la règlementation évolutive et la bonne application des règles de scolarité, du contrôle des connaissances (MCC, charte des examens, voies de recours, procédures disciplinaires...)
Rédiger les convocations, procédures, transmission des documents informatifs des formations, création outils (tableaux et autres supports) ;
Suivre de l'assiduité des étudiants (collaboration avec le service scolarité, le CROUS, les préfectures...) et des étudiants bénéficiant d'un aménagement d'études ;
Appliquer les directives, circulaires et instructions ;
Maintenir et alimenter un réseau relationnel avec les principaux interlocuteurs (scolarité, secrétariats connexes, services du planning, informatique, mission handicap...) ;
Classer et archiver les documents.
Profil
Connaissances, savoirs :
Connaissance du fonctionnement de l'Université ;
Connaissance de la scolarité ;
Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou gestion administrative ;
Maîtrise des outils bureautiques ;
Connaissances du logiciel de notes Apogée, ECampus serait un plus.
Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :
Qualités d'organisation et d'autonomie ;
Savoir identifier les urgences et les priorités ;
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :
Sens relationnel ;
Pédagogie, rigueur, réactivité, efficacité et confidentialité;
Savoir travailler en équipe ;
Disponibilité ;
Ponctualité.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).
Au sein de la Division, la Scolarité Licences-Masters assure l'ensemble des missions et des actes relevant du domaine d'une scolarité générale (inscription, diplomation.). Elle assure également des missions d'accueil des étudiants.
Gestion d'un secrétariat de formation, sous la hiérarchie du responsable du Pôle Pédagogie.
Missions principales de l'agent-e:
Accueillir, informer, orienter et/ou accompagner les étudiants dans leurs démarches ;
Réaliser les inscriptions pédagogiques en lien avec le service scolarité ;
Gérer et amender régulièrement les plannings en collaboration avec les responsables et les enseignants (demande de réservation de salles de cours/TD et salles informatiques pour les TP, créer les groupes de TD/TP...) ;
Préparer les jurys en collaboration avec les responsables, collecter et saisir les notes, lancer les calculs aux résultats des étudiants sur le logiciel Apogée), éditer les relevés de notes ;
Organiser les examens (aide à la mise en place des plannings, réservation des salles) ;
Rédiger et transmettre aux enseignants et aux étudiants, les informations utiles et nécessaires au bon déroulé de la formation (eCampus, mails...) ;
Suivre et gérer les stages dans le logiciel Pstages ;
Assurer une veille sur la règlementation évolutive et la bonne application des règles de scolarité, du contrôle des connaissances (MCC, charte des examens, voies de recours, procédures disciplinaires...)
Rédiger les convocations, procédures, transmission des documents informatifs des formations, création outils (tableaux et autres supports) ;
Suivre de l'assiduité des étudiants (collaboration avec le service scolarité, le CROUS, les préfectures...) et des étudiants bénéficiant d'un aménagement d'études ;
Appliquer les directives, circulaires et instructions ;
Maintenir et alimenter un réseau relationnel avec les principaux interlocuteurs (scolarité, secrétariats connexes, services du planning, informatique, mission handicap...) ;
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Profil
Connaissances, savoirs :
Connaissance du fonctionnement de l'Université ;
Connaissance de la scolarité ;
Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou gestion administrative ;
Maîtrise des outils bureautiques ;
Connaissances du logiciel de notes Apogée, ECampus serait un plus.
Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :
Qualités d'organisation et d'autonomie ;
Savoir identifier les urgences et les priorités ;
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :
Sens relationnel ;
Pédagogie, rigueur, réactivité, efficacité et confidentialité;
Savoir travailler en équipe ;
Disponibilité ;
Ponctualité.
