Assistant / Assistante de direction

Ovalie recherche, pour l'un de ses clients, basé à Strasbourg, un assistant d'exploitation (H/F).

Missions :
- Traitement des éléments relatifs au personnel (heures, absences, .) en concertation avec les services supports concernés (RH, QHSE, .)
- Saisie des éléments de paie sur l'outil approprié
- Traitement des éléments relatifs à la demande de contrat
- Saisir les éléments de paie sur les fichiers appropriés
- Prise de RDV, préparation des documents afférents
- Traitement et transmission des différents documents afférents (Devis, BC, BL, .) aux services concernés
- Préfacturation des attachements après contrôle du Responsable Travaux pour validation par le Directeur d'Agence
- Préparation des rapports d'activité et envoi aux clients après validation du Directeur d'agence pour réception des bons de commande nécessaire à la facturation
- Transmission des dossiers finalisés au service Facturation
- Saisie et vérification du journal des ventes
- Suivi des provisions en attente de facturation (relance client, gestion réclamation, demandes d'avoir, .)
- Enregistrement et suivi des tableaux de bord d'exploitation (BSD, trackdéchets, cessions entre services, .)
- Relance clients pour réception des bons de commande
- Préparation des devis et contrats au brouillon pour validation puis envoi aux demandeurs
- Suivi et relance des retours des devis et contrats clients
- Mise à jour du tableau de suivi des devis, contrats et courriers envoyés
- Suivi des contrats à renouveler
- Prise de message téléphonique et commande et transmission au Responsable Travaux
- Assistance à la préparation du planning, préparation des documents afférents
- Gestion des urgences téléphonique avec attribution des travaux et remise des documents nécessaires (BSD, Bon de commande...) aux chauffeurs en l'absence du Responsable

Compétences :
Efficace dans l'organisation de sa propre activité
Aisance relationnelle afin de pouvoir communiquer avec tous les services de l'entreprise
Rigueur et exigence dans la qualité de toutes ses tâches
Capacité à garder une grande réserve sur l'ensemble de l'information
Capacité à s'adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction des caractéristiques de
l'environnement, des enjeux de la situation et du type d'interlocuteur (ouvrier, encadrement, client, fournisseur)

- Horaire hebdomadaire : 35h00 sur 5 jours du lundi au vendredi
- Horaire journalier : 8h00 - 12h00 / 13h30 - 16h30
- Rémunération : 13,75 € brut /heure + Tickets Restaurant à 10,10 € par jour pris en charge à 50% par l'employeur

Si vous êtes intéressé et que votre profil correspond à l'offre, nous serions ravie de vous rencontrer !