Assistant administratif / Assistante administrative

Sous l'encadrement de la directrice du Service Vacances, l'assistant-e administratif-ve travaille en collaboration avec les autres fonctions administratives et pédagogiques du service vacances. Il-Elle contribue à garantir une continuité et une qualité de suivi de la relation aux adhérent-es au sein du Service Vacances.
Il-Elle est chargé-e du suivi administratif des dossiers des vacancier-ères de A à Z. Il-Elle est également chargé-e de recevoir, d'informer et d'orienter les familles, établissements et client-es ainsi que les prestataires extérieurs.
Il-Elle assure les tâches administratives, contribue à assurer le suivi des inscriptions et la mise en place d'outils de gestion et de suivi adhérent-es dans le cadre de sa fonction et du planning établi avec la Direction.

L' assistant-e administratif-ve prendra en charge les missions suivantes :

1 - Gestion de l'accueil et du secrétariat classique
Assurer l'accueil téléphonique et physique relatifs aux projets du service ;
Assurer le traitement et la transmission des courriers postaux et électroniques ;
Renseigner et orienter les interlocuteur-rices en fonction de Ieurs attentes et besoins ;
Assurer le secrétariat des Animateur-rices Développement et de la directrice du service au besoin (agenda, prise de rendez-vous, réponse aux courriers).

2 - Assistanat administratif des inscriptions
Assurer le conseil et le suivi administratif des inscriptions aux différents projets en validant les adéquations qualitatives ;
Assurer la complétude des dossiers d'inscription ainsi que la facturation (multi payeurs) ;
Assurer le suivi administratif des activités : déclarations d'accueils collectifs de mineur-es ou adultes, déclarations d'incidents graves de séjours, mise à jour et mise en forme des documents, suivi des préparations et envoi des documents aux directeurs de projets (classeurs, guides aux directeur-rices, etc.) ;
Assure le suivi administratif et la gestion d'appels d'offres dans le cadre de marchés publics ;
Assurer la facturation et le suivi des relances des inscriptions et factures diverses (dont FMR, SAV et diverses prises en charges financières dont la CAF, l'ANCV, . et les marchés publics) ;
Assurer la transmission des informations « Vacanciers » auprès des directeur-rices de séjours (présence au Top Départ) ;
Elaborer et mettre en forme des documents et en assure la diffusion (calendriers, courriers, top départ, CROBS, etc.) ;
Assurer la communication auprès des partenaires et le traitement sur SAV (AR, évaluation, préparation des réponses, ou réponses si peu grave) ;
Assurer les transmissions des adhésions à chaque fin de période ;
Assurer la mise à jour et le suivi des fichiers Familles et prescripteurs médico-sociaux ;
Assurer le suivi et l'analyse des enquêtes satisfactions (qualitatif et quantitatif) ;
Assurer les données statistiques.

Profil recherché et compétences attendues :

Diplômé-e en secrétariat/assistanat de type commercial (Bac à Bac +2) avec une première expérience réussie. Une expérience d'accueil de public en situation de handicap mental la connaissance du secteur médico-social ou du tourisme social serait un atout.
Connaissance des techniques de base du secrétariat ;
Maîtrise indispensable du pack Office (Office 365, Excel avancées.) et de l'ERP SAGE Gestion commercial ;
Vous êtes autonome et polyvalent-e, doté-e d'une capacité d'anticipation, d'adaptation et de réactivité ;
Rigoureuxse, méthodique et organisé-e ;
Vous êtes diplomate, vous possédez d'excellentes qualités relationnelles, vous avez une grande capacité d'écoute ;
Vous êtes dotée d'un fort esprit d'équipe ;
Vous êtes en capacité d'identifier les problèmes et de formuler des recommandations.

À compétences égales, travailleur-ses en situation de handicap et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi sont les bienvenu-es !