Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recrutons un assistant administratif F/H pour assister les directions des départements de Chimie et Biologie de l'UFR des Sciences.

Missions :

1. Secrétariat des départements de Chimie et Biologie :

- Informer et orienter les personnels, étudiants et usagers via divers outils (mail, téléphone, e-campus, site web) ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que la réception et la distribution du courrier.

Pour le département de Chimie :

- Organiser les réunions, manifestations et élections de direction ;
- Rédiger des documents internes, comptes rendus des conseils et assemblées ;
- Organiser les déplacements des enseignants et étudiants, ainsi que les enseignements hors-les-murs (devis, réservations, ordres de mission) ;
- Gérer les réservations des salles ;
- Suivre les commandes et le budget du département, en lien avec le service financier ;
- Participer à la gestion du site web du département.

Pour le département de Biologie :

- Réceptionner et remettre aux enseignants les comptes rendus de travaux pratiques.

2. Gestion des services d'enseignement :

- Gérer administrativement les vacataires : recrutement, constitution des dossiers, suivi des services, mise en paiement ;
- Suivre les services d'enseignement des personnels permanents : modifications, saisie, validation et mise en paiement des heures complémentaires.

3. Relais du service de la scolarité :

- Informer les équipes pédagogiques des aménagements d'études et d'examen pour les étudiants en statut particulier.

Pour le département de Chimie :

- Établir et communiquer les groupes de TD (L3) et TP (L2-L3) ;
- Participer à l'émargement des examens ;
- Suivre et saisir les notes de contrôle continu et de TP dans le logiciel SI ;
- Assister les équipes pédagogiques pour la gestion administrative des formations sous convention.