Assistant administratif / Assistante administrative

La direction de l'animation de territoire est composée d'un directeur, d'une chargée de projets et d'un/une assistante administrative. Cette direction propose et organise les actions et évènements qui participent à l'animation du territoire. Elle accompagne également l'organisation d'évènements portés par d'autres acteurs. Pour ce faire, le travail en équipe, la transversalité avec l'ensemble des services de la collectivité et les différents partenaires (associations, clubs sportifs, institutions.) sont des modes de faire qui font partie du quotidien de cette direction. Située au sein de l'Espace Associatif très récemment ouvert, l'objectif est d'être au cœur de la vie associative ifoise pour assurer un accueil téléphonique et physique et répondre aux préoccupations des associations tout en assurant la gestion de l'ensemble des salles municipales et des équipements sportifs.

Sous l'autorité du directeur de l'Animation du Territoire, en charge de la gestion administrative de la Direction, vous êtes volontaire, organisé et force de proposition. Votre relationnel vous permet d'assurer un rôle clé dans le fonctionnement de la collectivité et la mise en œuvre de ses projets.

Votre rôle est d'appuyer la direction dans toutes ses tâches administratives et financières et d'assurer le suivi de la vie associative. Vous pouvez être amené à participer aux événements voir même à vous impliquer dans leur organisation.


ACTIVITES PRINCIPALES
- Gérer les agendas (prise de rendez-vous, organisation de réunions).
- Préparer les dossiers pour les réunions (convocations, comptes rendus, suivi des actions).
- Gérer la correspondance (courriers, mails) et assurer le suivi des réponses.
- Classer et archiver des documents administratifs de manière structurée.
- Assurer la gestion des appels téléphoniques et l'accueil physique des usagers et associations.
- Gérer les réservations des équipements municipaux (gestion des plannings, rédaction des conventions, etc.).
- Assister la direction dans le suivi des projets et des dossiers administratifs.
- Coordonner la circulation des informations entre les différents services.
- Assurer la gestion des priorités et des urgences en lien avec la direction.
- Participer à la préparation et au suivi des budgets (suivi des dépenses et recettes).
- Gérer les commandes et les factures.
- Organiser et maintenir à jour les bases de données associatives.
- Assurer le suivi des demandes des associations.


COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

- Esprit d'équipe et polyvalence
- Organisation et autonomie
- Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableurs, présentation (suite Office : Word, Excel, PowerPoint ou équivalents).
- Utilisation des outils de gestion d'agenda électronique (Outlook, Google Agenda).
- Maîtrise des procédures de gestion administrative (correspondance, archivage, gestion des documents).
- Connaissance des règles d'élaboration de comptes rendus, et des documents officiels.
- Notions de suivi budgétaire et gestion des factures.
- Connaissance de la vie associative.


SPECIFICITES DU POSTE :
- Travail du lundi au vendredi
- Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service
- Participation aux réunions parfois tardives et aux évènements notamment le week-end
- Poste télétravaillable (1 journée par semaine ou forfait 20 jours par an)


Poste à pourvoir : 1er décembre 2024

Date limite de candidature : 15 novembre 2024

Adresser lettre de motivation et curriculum vitae, à l'attention de Monsieur le Maire d'IFS à l'adresse suivante :

Hôtel de Ville - Esplanade François Mitterrand - BP 44 - 14123 IFS Ou par courriel à : recrutement@ville-ifs.fr