Assistant administratif / Assistante administrative

Effectuer des tâches de secrétariat et d'assistance du service Action Cœur de Ville - Programmation & Conduite Opérationnelle (ACV - PCO) ainsi que le secrétariat polyvalent pour l'ensemble des services du Département, en complément des affectations prioritaires.

Missions générales :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : assurer le premier contact, déterminer le suivi adapté, transmettre à la cheffe de service et aux chargés de missions du service ;
- Préparer et suivre les rapports et délibérations sur le logiciel KDélib et en assurer le suivi,
- Assurer la gestion des courriers et notes du service : mettre en forme, relecture, suivre le processus de validation ;
- Participer et être force de proposition pour l'organisation du service (boîte à outils, fiche de procédure, tableau de suivi, arborescence.) ;
- Etre l'appui logistique pour l'organisation des évènements et de réunion : gestion des agendas, prise de rdv, réservation de salle, catering, installation des salles, distribution affiches et flyer, ordre de mission, inscription aux évènements, .
- Participer au suivi budgétaire du service.
Missions relatives à la revitalisation des commerces du cœur de ville :
- Assurer le suivi administratif et financier des subventions de l'Aide aux commerçants (15 mandatement env/mois), mise à jour du tableau de suivi des versements, gestion des conventions pour chaque bénéficiaire, organisation du comité de sélection;
- Assurer le suivi de la facturation liée aux animations et prestations de service (environ 10/an)
- Assurer le suivi de la subvention versée à l'association de commerçants
Missions relatives au pilotage et conduite opérationnelle de projet d'aménagement urbain ou de réhabilitation :
- Assurer la gestion administrative des marchés (logiciel MARCO) et de la facturation ;
- Suivre les conventions de mandat avec la SPL d'Alençon (Société Publique Locale)
Missions relatives à l'amélioration de l'habitat
- Suivre le Dispositif OPAH (Opération Programmée d'Amélioration de l'Habitat) & OPAH-RU (Renouvellement Urbain) : Suivi des dossiers de demande de subvention en lien avec l'animateur, organisation du comité d'attribution, engagement et versement des subventions (environ 25 par mois), tableau de suivi, coordination avec les autorisations d'urbanisme ;
- Suivre le marché de suivi animation : paiement des factures et nouveau marché à lancer fin 2024 à l'échelle de la Ville et de la CUA
Missions du secrétariat polyvalent du Département :
- Accueillir le public et assure l'orientation et une première information
- Assurer le secrétariat polyvalent des services du département, en complémentarité d'horaire et de mission des autres secrétariats ;
- Enregistrer administrativement les demandes concernant les services du Département
- Participer aux tâches d'instruction, de classement et de fonctionnement administratif.


Formation :
Bac secrétariat bureautique ou équivalent

Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques : Word - Excel - Logiciel pour les délibérations (Gedélib) - Outlook -- Logiciel courrier - Oxalis - Logiciel pour les marchés publics (Marco)
Capacités rédactionnelles
Connaissance des Marchés publics, comptabilité, environnement des collectivités


Aptitudes personnelles :
Aptitude à l'accueil du public et au travail en équipe,
Polyvalence
Qualités relationnelles indispensables -
Bonne organisation - Respect des délais -
Confidentialité des données privées et dossiers publics

Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) à la Responsable du service Cœur de Ville - Programmation & Conduite Opérationnelle
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP et 21 RTT - Eligible au télétravail.
Action sociale : Participation à la mutuelle - Adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) - Amicale du personnel.
Contraintes particulières liées au poste : Secret professionnel
Les candidat