informations générales
Vaulx-en-Velin
L'agence LIP Office recherche pour l'un de ses clients, spécialisé dans le domaine de la gestion immobilière, un(e) assistant(e) d'agence et d'accueil.
Vous travaillez au sein du pôle Assistanat et accueil avec 2 autres collègues avec qui vous partagez à tour de rôle les missions d'accueil et d'assistanat :
- Assurer un accueil physique de qualité en apportant les éléments d'information appropriés aux différents visiteurs, principalement des locataires et candidats au logement. Vous assurez la traçabilité des contacts dans le progiciel de gestion et assurez le suivi des sollicitations,
- Mettre à jour les tableaux de bord et de suivi concernant l'activité du territoire : suivi des attributions de logement, restitution des dépôts de garantie, nombre de logements vacants, délais de relocation, délais de travaux, délais de traitement des réclamations, .,
- Piloter les courriers de réponse aux réclamations des locataires et sollicitations des partenaires dans le respect des délais de réponse et en veillant au maintien d'une image de qualité de l'organisme,
- Participer au suivi des réclamations techniques, locatives et sociales en orientant vos interlocuteurs et/ ou en sollicitant des prestataires externes,
- Suivre l'avancement du budget du territoire : édition de la liste des bons de commandes non facturés, relance auprès des fournisseurs.
- Faciliter le bon fonctionnement de l'agence en assurant des travaux administratifs tels que la gestion du courrier entrant et sortant, la gestion des agendas, l'organisation de réunions d'équipes, les commandes internes de fournitures et d'équipements, la mise à jour de l'organigramme, l'archivage et classement pour l'ensemble du territoire et la programmation de badge des locataires.
En tant qu'interlocuteur interne et externe de l'organisme, vous contribuez activement au maintien d'un service de qualité, par votre excellent relationnel et votre professionnalisme dans la tenue et le suivi des dossiers. Votre hiérarchique est l'adjoint à la directrice d'agence.
De formation Bac à bac+2 en secrétariat ou en immobilier, vous justifiez au moins d'une première expérience réussie sur ce type d'emploi où le sens du service client est primordial.
Pour la partie administrative du poste, vous disposez d'un bon niveau rédactionnel et d'une pratique courante de l'informatique (Pack Office notamment).
Pour la partie accueil, votre sens de l'écoute, votre esprit d'équipe et votre réactivité alliés à vos capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettront de réussir pleinement dans ce poste.
