informations générales
Bouches-du-Rhône
L'Assistant Administratif (AA) (h/f) assiste l'Administrateur Des Ventes (ADV) dans ses missions de réception des échantillons, d'accueil des clients, d'organisation de la logistique des échantillons vers le laboratoire ou les sous-traitants, de suivi des interventions de prélèvement.
Mission 1 :
- Suivi commercial des clients
- Gérer la relation client (préparation d'intervention, questionnement, conseil) ;
- Prendre en charge les demandes d'analyses et les transmettre à l'Administrateur Des Ventes (ADV) ou au Chargé d'Affaires (CA).
Mission 2 :
- Suivi administratif des clients
- Réceptionner les bons de commande, les transmettre à l'Administrateur Des Ventes (ADV) ou au Chargé d'Affaires (CA) ;
- Enregistrer et gérer les fiches clients et grilles tarifaires dans le logiciel ;
- Administrer les listes de diffusion par mail des résultats clients.
Mission 3 :
- Gestion des commandes clients
- Saisir, planifier et suivre les commandes et demandes client
- Organiser les collectes d'échantillons et leur transport vers le laboratoire ou les sous-traitants ;
- Organiser la sous-traitance des analyses auprès des prestataires référencés dans la revue de contrat ;
- Préparer et expédier le matériel de prélèvements vers les clients ou les préleveurs (boxes, glacières, flacons).
Mission 4 : Secrétariat
- Accueil et réception des échantillons
- Accueillir les clients, les fournisseurs, les visiteurs, les livreurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Contrôler et accepter les livraisons (état des colis, nombre de colis) ;
- Faire signer le cahier de passage ;
- Réceptionner tous les échantillons, vérifier leur conformité (identité, quantité, critères à réception), les enregistrer et coder dans le logiciel et les étiqueter ;
- Transmettre les accusés de réception aux clients ;
- Saisir les données d'échantillonnage dans le Logiciel ;
- Préparer les colis pour les laboratoires sous-traitants et organiser leur prise en charge par un transporteur ;
- Mettre en application les dispositions en matière de gestion, stockage et archivage des documents administratifs.
Mission 5 : Management de la qualité
- Lire, attester et appliquer la politique qualité et le Manuel Qualité et tout autre document qualité associé à sa fonction et ses qualifications ;
- Informer l'Administrateur Des Ventes (ADV) de tout problème rencontré dans la mise en œuvre des essais,
- Enregistrer les non-conformités dans le QMS et mettre en œuvre les actions curatives et correctives associées ;
- Participer aux différentes réunions qualités (service, coordination, revue de Direction) et contribuer à leur bon déroulement.
- Proposer à l'Administrateur Des Ventes (ADV) des idées d'amélioration de méthode ;
- Assurer la confidentialité et l'impartialité de ses activités.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMission 1 :
- Suivi commercial des clients
- Gérer la relation client (préparation d'intervention, questionnement, conseil) ;
- Prendre en charge les demandes d'analyses et les transmettre à l'Administrateur Des Ventes (ADV) ou au Chargé d'Affaires (CA).
Mission 2 :
- Suivi administratif des clients
- Réceptionner les bons de commande, les transmettre à l'Administrateur Des Ventes (ADV) ou au Chargé d'Affaires (CA) ;
- Enregistrer et gérer les fiches clients et grilles tarifaires dans le logiciel ;
- Administrer les listes de diffusion par mail des résultats clients.
Mission 3 :
- Gestion des commandes clients
- Saisir, planifier et suivre les commandes et demandes client
- Organiser les collectes d'échantillons et leur transport vers le laboratoire ou les sous-traitants ;
- Organiser la sous-traitance des analyses auprès des prestataires référencés dans la revue de contrat ;
- Préparer et expédier le matériel de prélèvements vers les clients ou les préleveurs (boxes, glacières, flacons).
Mission 4 : Secrétariat
- Accueil et réception des échantillons
- Accueillir les clients, les fournisseurs, les visiteurs, les livreurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Contrôler et accepter les livraisons (état des colis, nombre de colis) ;
- Faire signer le cahier de passage ;
- Réceptionner tous les échantillons, vérifier leur conformité (identité, quantité, critères à réception), les enregistrer et coder dans le logiciel et les étiqueter ;
- Transmettre les accusés de réception aux clients ;
- Saisir les données d'échantillonnage dans le Logiciel ;
- Préparer les colis pour les laboratoires sous-traitants et organiser leur prise en charge par un transporteur ;
- Mettre en application les dispositions en matière de gestion, stockage et archivage des documents administratifs.
Mission 5 : Management de la qualité
- Lire, attester et appliquer la politique qualité et le Manuel Qualité et tout autre document qualité associé à sa fonction et ses qualifications ;
- Informer l'Administrateur Des Ventes (ADV) de tout problème rencontré dans la mise en œuvre des essais,
- Enregistrer les non-conformités dans le QMS et mettre en œuvre les actions curatives et correctives associées ;
- Participer aux différentes réunions qualités (service, coordination, revue de Direction) et contribuer à leur bon déroulement.
- Proposer à l'Administrateur Des Ventes (ADV) des idées d'amélioration de méthode ;
- Assurer la confidentialité et l'impartialité de ses activités.
