informations générales
Kremlin-Bicêtre
Sous l'autorité de la Responsable Administrative vos missions principales seront les suivantes :
- Réceptionner les appels téléphoniques, gérer le standard
- Accueillir les visiteurs et externes, répondre aux différentes interrogations des élèves, enseignants et tuteurs d'élève
- Établir les courriers (accueil, alertes, documents manquants, démission, .)
- Coordination des intervenants pédagogiques
o Établir les contrats des intervenants pédagogiques (CDD FO, .)
o Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
o Établir les plannings d'interventions des intervenants pédagogiques
o Suivre le bon déroulé puis valider les modules liés exclusivement à des intervenants pédagogiques externes (anglais, coaching, PCP, accompagnement à la recherche de contrats, REX, .)
- Gérer les bons de commandes et les factures :
o Liées à la vie du campus (entretien, réparation, .)
o Liées aux intervenants pédagogiques
- Gestion des demandes d'achats/de la facturation
- Assurer les rentrées administratives :
o Traiter les dossiers de inscriptions et les réinscriptions des apprenants et étudiants nécessaire à l'intégration dans le cursus
o Contractualisation des apprenants de la formation pro
o Suivi et collecte des documents administratifs nécessaire à l'intégration dans le cursus
o Traiter les demandes de bourses
- Gérer le suivi administratif et financier des apprenants et étudiants en formation et le suivi des impayés
- Echanges avec les référents financiers (Convocations, comptes-rendus d'entretiens)
- Suivi des étudiants
- Participer à la complétion des dossiers de financements des différents dispositifs mis en œuvre au sein de la formation conjointement avec l'équipe de développement / recrutement
- Assurer le suivi des apprenants auprès des organismes de financement : France Travail, EDOF, Transition pro...
- Assurer le référencement des formations, notamment des formations continues (CARIF OREF)
- Tenir à jour les effectifs étudiants et apprenants et mises à jour de leurs informations personnelles sur les différents outils
- Qualifier et transmettre les enquêtes annuelles (auprès des entités de tutelles, SIFA, .) et déclaration des effectifs (CVEC, .)
- Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
- Participer à l'édition des cartes étudiantes et stagiaires de la formation professionnelle
- Suivre l'assiduité des élèves :
o Émargement
o Reporting aux institutions (PE, CROUS, GEN, CPF, transition pro, .)
o Reporting au reste de l'équipe
o Rappel des apprenants en cas d'absences répétées ou prolongées
o Traitement des justificatifs d'absences et de retards
- Assurer le déclaratif des nouveaux salariés du campus auprès de la médecine du travail
- Edition et envoi des attestations liées à la vie du campus
- Edition et suivi des conventions de stage des apprenants
- Participer au lien avec les entreprises au travers du livret d'alternance, des visites en entreprise, et du suivi des évaluations en entreprise demandées par la formation
- Préparation et suivi des conseils de classe
- Assurer du respect des process liés à la qualité de formation QUALIOPI sur la partie administrative
- Planification des activités pédagogiques
- Participations à l'organisation et l'animation de la vie pédagogique (évènement, réunion.)
Compétences requises :
- Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, word, powerpoint,...)
- Connaissance de l'environnement des établissements d'enseignement supérieur
- Utilisation des ENT/ intranets professionnels
Qualités :
- Aisance relationnelle, cordiale avec les étudiants et les professeurs
- Sens de l'organisation,
- Travail en équipe,
- Prise d'initiative
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- Accueillir les visiteurs et externes, répondre aux différentes interrogations des élèves, enseignants et tuteurs d'élève
- Établir les courriers (accueil, alertes, documents manquants, démission, .)
- Coordination des intervenants pédagogiques
o Établir les contrats des intervenants pédagogiques (CDD FO, .)
o Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
o Établir les plannings d'interventions des intervenants pédagogiques
o Suivre le bon déroulé puis valider les modules liés exclusivement à des intervenants pédagogiques externes (anglais, coaching, PCP, accompagnement à la recherche de contrats, REX, .)
- Gérer les bons de commandes et les factures :
o Liées à la vie du campus (entretien, réparation, .)
o Liées aux intervenants pédagogiques
- Gestion des demandes d'achats/de la facturation
- Assurer les rentrées administratives :
o Traiter les dossiers de inscriptions et les réinscriptions des apprenants et étudiants nécessaire à l'intégration dans le cursus
o Contractualisation des apprenants de la formation pro
o Suivi et collecte des documents administratifs nécessaire à l'intégration dans le cursus
o Traiter les demandes de bourses
- Gérer le suivi administratif et financier des apprenants et étudiants en formation et le suivi des impayés
- Echanges avec les référents financiers (Convocations, comptes-rendus d'entretiens)
- Suivi des étudiants
- Participer à la complétion des dossiers de financements des différents dispositifs mis en œuvre au sein de la formation conjointement avec l'équipe de développement / recrutement
- Assurer le suivi des apprenants auprès des organismes de financement : France Travail, EDOF, Transition pro...
- Assurer le référencement des formations, notamment des formations continues (CARIF OREF)
- Tenir à jour les effectifs étudiants et apprenants et mises à jour de leurs informations personnelles sur les différents outils
- Qualifier et transmettre les enquêtes annuelles (auprès des entités de tutelles, SIFA, .) et déclaration des effectifs (CVEC, .)
- Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
- Participer à l'édition des cartes étudiantes et stagiaires de la formation professionnelle
- Suivre l'assiduité des élèves :
o Émargement
o Reporting aux institutions (PE, CROUS, GEN, CPF, transition pro, .)
o Reporting au reste de l'équipe
o Rappel des apprenants en cas d'absences répétées ou prolongées
o Traitement des justificatifs d'absences et de retards
- Assurer le déclaratif des nouveaux salariés du campus auprès de la médecine du travail
- Edition et envoi des attestations liées à la vie du campus
- Edition et suivi des conventions de stage des apprenants
- Participer au lien avec les entreprises au travers du livret d'alternance, des visites en entreprise, et du suivi des évaluations en entreprise demandées par la formation
- Préparation et suivi des conseils de classe
- Assurer du respect des process liés à la qualité de formation QUALIOPI sur la partie administrative
- Planification des activités pédagogiques
- Participations à l'organisation et l'animation de la vie pédagogique (évènement, réunion.)
Compétences requises :
- Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, word, powerpoint,...)
- Connaissance de l'environnement des établissements d'enseignement supérieur
- Utilisation des ENT/ intranets professionnels
Qualités :
- Aisance relationnelle, cordiale avec les étudiants et les professeurs
- Sens de l'organisation,
- Travail en équipe,
- Prise d'initiative
