Agent hôtelier hospitalier / Agente hôtelière hospitalière

RESPONSABILITÉS :

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais
Pôle : Médico technique
Grade : Assistant Médico Administratif (cat. B)
Métier : Gestionnaire
Amplitude Horaire : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00.
Descriptif, environnement, place dans l'organisation
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Saisir et mettre en forme des informations administratives diverses, enregistrer des données dans le cadre des consignes et procédures définies.
Missions :
- Accueil physique et téléphonique
- Prise de RDV, gestion des agendas
- Gestion du courrier papier, fax, mails (tri, classement, traitement des données)
- Saisie des commandes fournisseurs et des ruptures
- Gestion des fournitures de bureau
- Vérification des factures (prix marché - connexion sur logiciel des marchés)
- Connexion sur le portail CHORUS (réception des factures)
- Liquidations des factures
- Gestion des avoirs et des contentieux relevant des comptes budgétaires du service
- Gestion du fichier produit (création, marchés...)
- Gestion des DMI sur plusieurs logiciels - DX care ; DX pharm et Copilote (renouvellement, réception et étiquetage, traçabilité de pose, courrier patient, gestion des prêts ponctuels, gestion des périmés, mise à jour du fichier)
- Commande de papeterie
- Planification, participation et rédaction de comptes rendus de réunions
- Participation aux projets de la Pharmacie
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
Internes : pharmaciens ; cadre de la pharmacie ; directeur adjoint référent ; préparateurs en pharmacie ; magasinier ; services administratifs ; unités de soins ; sites externes
Externes : fournisseurs ; patients ; autres établissements publics de santé
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
Directeur adjoint en charge de la logistique et du plan d'action achats

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme souhaité :
Niveau bac ou bac+2 dans le domaine de la gestion administrative.
Savoirs être :
- Travailler en équipe
- Capacité d'adaptation
- Discrétion
- Rigueur et Organisation
- Dynamisme
Savoirs :
- Bureautique
- Connaissance des règles de la comptabilité publique
- Techniques de communication
Savoirs faire :
- Utiliser les outils bureautiques et logistiques métiers (Magh2 ; Copilote ; MAILEVA ; DX Pharm ; DX Care ; E-dispostock)
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs
- Capacité à gérer l'urgence (ex : défaillance d'un fournisseur)