Assistant administratif / Assistante administrative

RESPONSABILITÉS :

Modalités d'exercice du poste
Poste à 50% : jours de présence à déterminer du lundi au vendredi dans la tranche horaire allant de 8H30 à 17h52.
Possibilité d'extension du temps de travail selon absentéisme et disponibilité.
Descriptif, environnement, place dans l'organisation
Sous l'autorité de l'attachée des achats et marchés publics et afin d'assurer un binôme sur les activités ci-après, le poste s'étend :
- Au secrétariat de la direction de la logistique, du patrimoine, des achats, du biomédical,
- Au secrétariat de la cellule des marchés,
- A la gestion du processus comptable de l'émission des commandes et/ou des achats jusqu'à la liquidation de la facture.
Activités
Direction de la logistique et des services économiques :
- Tenue du secrétariat (accueil téléphonique, gestion du courrier arrivée et départ, note, organisation des réunions, ...)
- Contrôle des factures des comptes confiés ;
- Liquidation des factures des comptes confiés ;
- Rédaction de comptes rendus de réunions ;
- Participation à la dématérialisation du processus ;
- Inventaire récurrent des immobilisations de tous les sites du CHIVA. Logiciel ADDENDA ;
- Tenue à jour du logiciel ADDENDA (nouvelle entrée, déménagement, ....).
Direction du patrimoine (en binôme afin de pallier les absences et congés) :
- Commandes sur comptes confiés ;
- Liquidation des factures des comptes confiés ;
- Tenue du secrétariat (accueil téléphonique, gestion du courrier arrivée et départ, note, organisation des réunions, rédaction de comptes rendus de réunions...).
Cellule des marchés (en binôme afin de pallier les absences et congés) :
- Tenue du secrétariat (accueil téléphonique, gestion du courrier arrivée et départ, organisation des réunions, ...)
- Mise à jour des bases de données (fournisseurs, marchés, produits, ...)
- Préparation du tableau d'analyse des candidatures selon les critères fixés dans le règlement de la consultation ; vérification des pièces demandées ;
- Préparation des courriers
- Organisation de la commission d'attribution des marchés
- Rédaction de comptes rendus de réunions

PROFIL RECHERCHÉ :

Expérience conseillée ou exigée : secrétariat ; gestion administrative et comptable ;
Prérequis : connaissance de la comptabilité publique, du code de la commande publique ; maîtrise des outils bureautiques ;
Savoirs être :
- Méthode et rigueur
- Sens de l'organisation
- Initiative
- Capacité de travail en équipe.
- Capacité d'adaptation à de nouvelles organisations.
- Qualités relationnelles, aptitude au dialogue