Agent / Agente d'accueil

L'institut national du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (INTEFP) est un établissement public de l'Etat à caractère administratif, placé sous la tutelle du ministère chargé du travail. Sa spécialité est de former les personnels intervenant pour mettre en œuvre les politiques publiques du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle.

Sous la responsabilité du chef de département, le département Accueil et voyages :

- Organise et anime l'accueil et le service à l'usager en utilisant les différents canaux de contact (physique, téléphone, courrier, courriel)
- Met en œuvre des moyens nécessaires selon les flux pour assurer la fiabilité, la qualité des réponses et la sécurité en matière d'accueil, d'hébergement et de restauration
- Gère la politique voyage de l'établissement
- Assure et gère la bonne réservation des salles de l'établissement

Activités principales :

1. Réaliser l'accueil classique :
- Réaliser l'accueil téléphonique, physique et l'orientation de toute personne se présentant à l'entrée du site (intervenants, stagiaires, prestataires, etc.)
- Gérer l'utilisation des clés des salles de formation ;
- Effectuer la relève du gardien du site ;
- Traiter l'ensemble des mails reçus sur la boîte accueil ;
- Assurer la diffusion de l'information et son actualisation via l'écran d'information ;
- Préparer la caisse du gardien pour la soirée, la nuit et les week-end.

2. Réaliser l'accueil hôtelier
- Gérer les arrivées et départs des stagiaires et intervenants hébergés : informations, distribution et retours des clefs, distribution des tickets repas ;
- Organiser les transports (navette interne) ;

3. Gérer les missions hôtelières en « back-office » :
- Préparer les feuilles «ménage» des hébergements, avec définition de la prestation adéquate ;
- Effectuer le suivi hôtelier : élaboration des rooming-lists, suivi d'occupation avec le logiciel Astério;
- Communiquer de manière coordonnée avec les services de la pédagogie ;
- Effectuer les demandes de devis aux prestataires marchés (en lien avec l'adjoint), déplacements et restauration ;
- Saisir les demandes d'interventions correctives dans les hébergements et transférer au service logistique.

4. Assurer la suppléance fonctionnelle du chargé de voyages et de la relation usager en cas d'absence :
- Traiter les demandes des voyageurs (Logiciel de réservations pour lien avec l'agence de voyage, boite courriel dédiée, téléphone, RDV.) et répondre à leurs questions
- Accueil et assistance du public/usagers et intervenants présents à l'Intefp

Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service.
- Travail en binôme - horaires particuliers 8h30-17h du lundi au vendredi (pause méridienne 45 min)
CDD de renfort dès que possible jusqu'au 20/12/24 - rémunération 1850€/mois
38.5h/semaine (au delà de 35 h, cumul RTT)

CONNAISSANCES :
Connaître l'organisation et les missions du Ministère du Travail, de la DFAS et de la structure d'appartenance
Connaître les publics accueillis par l'INTEFP
Connaître la politique de voyages

SAVOIR FAIRE :
Maîtrise des outils de bureautiques Word Excel messagerie
Mettre en œuvre les techniques d'accueil
Utiliser les logiciel métiers Astério et AGATE
Connaître le processus de réservation de voyages (émission de la billetterie, réservations hôtelières)
Maîtriser les outils bureautiques et les interfaces spécifiques (Notilus)

SAVOIR ETRE :
Savoir travailler en équipe
Réagir de façon adaptée aux situations imprévues
Savoir identifier et signaler les urgences
Etre disponible et réactif
Savoir anticiper et organiser son temps pour répartir sa charge de travail en fonction des urgences
Etre capable d'initiative, de rigueur, d'autonomie