Agent administratif / Agente administrative

L'entreprise
Le CSE (Comité Social et Économique) de l'ONERA IdF-SdP a deux missions : une première mission d'Instance Représentative du Personnel, et une deuxième mission de gestion des ASC (Activités Sociales et Culturelles) au bénéfice des salariés de l'ONERA (environ 1200 salariés en Ile-de-France et une cinquantaine sur Salon-de-Provence). Ces missions sont réalisées sous la responsabilité d'élu(e)s et de représentants du personnel. Une équipe d'une dizaine de salariés permanents est en charge de mettre en œuvre ces actions. Les salariés du CSE gèrent différents pôles : pôle « vacances », pôle « jeunesse », pôle « loisirs et culture » et pôle « centre de santé ».
Au sein du pôle jeunesse, le CSE organise entre autres chaque été une colonie de vacances, des courts séjours en France et/ou à l'étranger ou encore des sorties récréatives à la journée pour les enfants des salariés de l'ONERA entre 6 et 17 ans.

Affecté(e) au pôle « jeunesse », en votre qualité de Technicien(ne) Administratif(ve), vos missions seront les suivantes :
1. En tant que gestionnaire de la colonie de vacances
- Gestion administrative des salariés de la colonie
- Gestion des inscriptions des enfants et facturation
- Travail d'équipe avec la directrice de la colonie pour l'organisation et le bon déroulement des séjours
- Organisation des départs et retours
- Lien avec le transporteur (car)

2. En tant que gestionnaire des séjours jeunes et mini-séjours (en France ou à l'étranger)
- Gestion des inscriptions des enfants et facturation
- Relations avec les prestataires : demande d'informations, de devis, et inscriptions

3. En tant que gestionnaire conduite accompagnée et supervisée et formations BAFA
- Gestion des demandes de subvention

4. En tant qu'interlocuteur privilégié des ouvrants droit
- Enregistrement et validation des dossiers administratifs des salariés
- Communication régulière par mail : informations, rappels inscriptions, etc.
- Mises à jour régulières de la partie Jeunesse du site internet
- Accueil, information et tenue de permanences
- Organisation de sondages pour les usagers
- Participation aux tâches collectives du CSE

5. Tâches administratives diverses en collaboration de la responsable opérationnelle

Les missions précitées seront amenées à évoluer dans le temps selon les besoins de l'organisation.
Environnement de travail : vous serez amené à travailler avec le bureau du CSE, les comptables et le prestataire de paie, la directrice de la colonie de vacances mais également avec d'autres élus du CSE, en particulier les membres de la commission jeunesse.

Profil recherché :
- Formation : BTS et/ou licence professionnelle dans les domaines de l'administration, du tourisme, du commerce ou du marketing.
- Première expérience souhaitée, mais non obligatoire.
- Dynamique et motivé(e). Sociable. Appétence pour le travail en équipe et pour les aspects relationnels. Réactivité et écoute.
- Compétences dans l'utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Une connaissance des outils de conception graphique type Canva est un plus.
- Une connaissance des logiciels de gestion Lucca (RH) et Proweb (plateforme de gestion des activités du CSE) est un plus.

Informations complémentaires :
- Début souhaité : à partir du 1er avril 2025
- CDD de remplacement de congé maternité jusqu'au 12 septembre 2025
- L'ONERA d'Ile-de-France possède trois sites : Chatillon, Palaiseau et Meudon. Le ou la salarié(e) exercera principalement sa mission sur le site de Chatillon, mais pourra être amené(e) à se rendre sur le site de Palaiseau (trois à quatre jours par mois pour y tenir des permanences), et plus exceptionnellement sur le site de Meudon.
- Le poste sera basé à Châtillon jusqu'en 2026/2027.
- Forte contrainte sur la prise des congés d'été du fait de la fonction de relais administratif sur la colonie de vacances.