Secrétaire administratif / administrative
Emploi
Wissous, 91, Essonne, Île-de-France
Les attributions essentielles sont les suivantes :
- saisie des devis de la société dans le logiciel Multidevis, enregistrement des propositions, notes techniques, factures, courriers,
- établir les factures à partir de Multidevis et les déposer sur Zendoc (logiciel d'archivage),
- éditer chaque vendredi pour la direction l'état des commandes traitées et acceptée à partir de Multidevis,
- répartir les mails entrants et traitement de ceux liés à la fonction,
- transmettre les communications téléphoniques et leur enregistrement, comprenant nom des sociétés ou particuliers ainsi que leurs coordonnées téléphoniques, objet de l'appel (devis, lieu de l'opération, précisions sur rapport, numéro de dossier, nom de l'ingénieur concerné, etc.),
- enregistrement des courriers entrants et sortants, ainsi que certaines tâches administratives (dossier d'appel d'offre),
- élaboration des dossiers administratifs d'appel d'offre,
- assister au suivi des créances clients (éditer l'état des factures impayées à partir du logiciel ZEN DOC) établir les relances et mettre à jour Zendoc en conséquence,
- relier, numériser les rapports et les adresser par mail et courrier postal,
- effectuer l'archivage[...]
