Secrétaire

Nous recherchons un responsable des séjours (H/F) à 75% au sein de l'EHPAD La Reynerie.

MISSIONS GENERALES

1-Accueil :

- Accueil Physique

- Accueil téléphonique (Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques)

- Renseignements

- Gestion des livrets d'accueil

2- Gestion des séjours HP et HT :

- Accueillir, informer, orienter les résidents et leur entourage sur les modalités d'admission

- Recueillir et traiter les données nécessaires à l'admission

- Suivre et gérer le processus d'admission

- Accompagner, Orienter les familles dans les démarches d'aides financières divers (aides sociales, APA, APL, ALS, AAH etc..)

- Suivi des dossiers d'aides sociales

- Consulter et réaliser la saisie des données sur le logiciel via trajectoire

- Remise des divers documents de la loi de 2002 aux familles (livret d'accueil, contrat de séjour etc..)

- Préparation commissions d'admission (vérification de la complétude du dossier, réception et enregistrement des dossiers d'admission, saisie et envoi des courriers, suivi et mis à jour des dossiers) sous WORD et EXCEL

- Appeler les familles pour avoir toutes les pièces constitutives du dossier

- Mise à disposition du dossier d'admission et du dossier de soins pour les cadres

- mise à jour du registre des entrées, sorties

- saisie des nouvelles entrées sous le logiciel

- suivi des changements de situations administratives

- mise à jour du logiciel de suivi des mouvements

- Tableaux de bords : Suivi mensuel des décès, Suivi des GIR, APA

- Préparation, contrôle, établissement et envoi de la facturation mensuelle

- Gestion des liens avec la CPAM et la MSA pour le forfait soins (suivi administratif pris en charge SS, suivi des renouvellements des ALD, envoi des états trimestriels via le site « amelie.fr »)

- Accueil des familles, gestion des démarches administratives lors des décès et mise à jour des fichiers

- Gestion des dépôts occasionnels de valeur et transmission à la trésorerie

- Gestion des régies

- Gestion des cartes vitales (mis à jour, impression des attestations de carte vitale, demande de nouvelle carte vitale aux caisses de sécurité sociale)

- Gestion des cartes mutuelles

3- Secrétariat :

- Traitement des courriers professionnels (enregistrement des courriers entrées, ouverture, enregistrement, tri, diffusion, classement, archivage)

- suivi des panneaux d'affichage

- suivi des réservations de salles et des véhicules + prêt de clefs

- gestion du matériel des salles de réunion

- envoi des gardes administratives et techniques aux équipes de l'EHPAD et de l'EPSMS à chaque fin de mois

- gestion des documents : revues professionnelles, JO

- Mise à jour de l'annuaire téléphonique

- Photocopies et envoi des convocations, courriers divers de la direction, des cadres, médecins.,

- Sécurité incendie : Aide à la mise en forme, saisie et mis à jour des notices des centrales de sécurité incendie pour L' EHPAD et l'EPSMS, mise à jour du listing pompier

- Gestion des RDV coiffeuse/pédicure

CONDITIONS GENERALES D'EXERCICE

Þ Niveau de qualification :

Baccalauréat

Þ Connaissances souhaitées :

Connaissance du secteur médico-social

Bureautique, accueil, communication, organisation personnelle,

Connaissance des processus d'admission, de facturation et de recouvrement. Notions juridiques concernant les mesures de protection des personnes vulnérables

Évaluer la pertinence et la véracité des données ou des informations recueillies

Savoir identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine de compétences

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité

Savoir travailler en équipe et en réseau